Krankenkassen wollen sie, das Finanzamt will sie und Arbeitnehmer wollen sie auch. Die Lohnabrechnung. Ein Stück Papier, das reichlich Emotionen hervorruft. Gehasst von den einen, für notwendig befunden von den anderen. Jeder Unternehmer wird dieses Dokument und die Arbeit, die damit einhergeht, zuweilen verfluchen. Augenscheinlich hat die Digitalisierung an diesem Jahrzehnte andauernden Zustand noch nicht viel geändert. Aber auch auf dem Gebiet der Gehaltsabrechnung ist die Zeit nicht stehen geblieben. Digitalisierung sei Dank können viele Lohn-Stolpersteine aus dem Weg geräumt und sogar beseitigt werden. Das reicht so weit, dass es heute schon möglich ist, Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit nur einem Klick zu erstellen. Wir zeigen wie!

 

Ein grundlegendes Problem

Um ein Problem zu lösen, müssen zunächst alle Stolpersteine identifiziert werden. Wer während unzähliger Stunden des Dahingrübelns über der Lohnbuchhaltung schon anfing an sich selbst zu zweifeln, sei hiermit beruhigt: Die deutsche Lohnabrechnung ist nicht nur gefühlt eine der komplexesten der Welt. In ihrer Studie Payroll Complexity Index bewertet die Organisation NGA Human Resources alljährlich die Komplexität von Lohnabrechnungssystemen in 35 Ländern. 2014 konnte nur Italien die Komplexität des deutschen Lohnabrechnungssystems übertrumpfen. Ein unrühmlicher zweiter Platz, der ein Gefühl dafür gibt, womit man es bei der deutschen Gehaltsabrechnung zu tun hat.

 

Unflexible Formulare

Wer sich in seinem Unternehmen also für Lohnabrechnungen verantwortlich zeichnet, kann mit gutem Recht von sich behaupten, mit einem der komplexesten Lohnsysteme der Welt zu arbeiten. Diese Komplexität rührt nicht allein von den vielen Bestandteilen wie Lohnsteuerklassen, SV-Nummern, Adressen usw. her. Das Problem beginnt früher. Schon das Ausfüllen der komplizierten Mitarbeiterstammdatenformulare kann sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber zur Nervenprobe werden. Laien werden mit vielen unverständlichen Begriffen konfrontiert und sollen daraus dann das Beste machen. Ist das Ausfüllen des Formulars geschafft, folgt die nächste Hürde: Wer entziffert die meist handschriftlichen Notizen und überträgt sie in das Programm der Wahl, z.B. Excel? Das viele hin und her kann schnell zu einer ansehnlichen Fehlerquelle anwachsen.

 

Automatische Lohnabrechnung

Immer auf Trab dank permanentem Workload

Sind erst einmal alle Mitarbeiterstammdaten erfasst, legt sich dieser anfängliche Schluckauf zwar wieder, dafür beginnt nun der fortlaufenden Teil. Glück hat, wer viele Angestellte mit festem Gehalt beschäftigt. Wer allerdings Teilzeitkräfte, Minijobber oder Studenten zu seiner Belegschaft zählt, der ist konstant mit der Aufgabe konfrontiert, Stundenzahlen zu erfassen, im Falle eines Falles auch handschriftlich oder mit Excel. Gleiches gilt für Mindestlohnverdiener. Hier müssen Arbeitszeiten auch dann erfasst werden, wenn sie ein festes Gehalt erhalten.

Am Ende des Monats werden Stammdaten und fortlaufende Daten in eine Lohn-/Gehaltsabrechnung gegossen. Manch einer mag an der Tüftelei seine Freude haben, alle anderen geben die Aufgabe vermutlich lieber an ihren Steuerberater weiter, auch wenn das finanziell durchaus spürbar ist. So oder so führt die Kombination aus handschriftlichen und digitalen Komponenten, komplexen Bestandteilen und einzuhaltenden Fristen zu einem fehleranfälligen System, das darüber hinaus auch noch Zeit frisst. Aber: Warum Zeit und Geld verschwenden, wenn es doch auch anders geht?

 

Die alles-auf-einmal Lösung

Vor einigen Jahren gab es zu diesen Optionen keine Alternative. Entweder selber machen oder gleich outsourcen. Mit der Digitalisierung wurden allerdings neue Rahmenbedingungen geschaffen. Man muss nicht alles outsourcen, aber auch nicht alles selber machen. Eine Onlineplattform wie shyftplan.com bietet beispielsweise die Möglichkeit, Lohnbuchhaltungsdaten gesammelt an einem Ort zu hinterlegen und daraus mit einem Klick automatisch Lohnabrechnungen zu generieren. Dabei entfällt für den Manager nicht nur das Erstellen der Abrechnungen, sondern auch das Erfassen der Daten.

 

Mit einem Klick zur Lohnabrechnung – Geht denn sowas?

Sowohl Mitarbeiter als auch Manager können online auf shyftplan.com zugreifen. Nachdem ein Manager sein Personal eingeladen hat, werden die Mitarbeiter im Zuge der Registrierung aufgefordert, alle lohnrelevanten Daten anzugeben. Das passiert mit einem erklärenden Fragebogen. So ist es für jeden möglich, vormals schwere Fragen selbst zu beantworten. Sind die Mitarbeiter auf shyftplan.com registriert, geht es daran, den konstanten Unternehmer-Workload zu schmälern. Um das zu erreichen, wird auch die weitere fortlaufende Planung online über shyftplan.com durchgeführt. Schichten können kostenlos geplant und reale Arbeitszeiten mithilfe einer digitalen Stempeluhr minutengenau erfasst werden. Damit sind alle Daten, die zur Erstellung von Lohnabrechnungen benötigt werden, an einem Ort hinterlegt. Am Ende des Monats kann der Personalverantwortliche die Gehaltsabrechnung dann einfach mit einem Klick auf shyftplan.com erstellen.

 

Innovationen sinnvoll nutzen

Es wird somit eine Onlineplattform geschaffen, die Managern und Mitarbeitern kollaboratives Arbeiten ermöglicht – auch dann, wenn nicht alle vor Ort sind. Dadurch werden schon anfängliche Probleme, z.B. in der  Datenerfassung, der Datenänderung und der Schichtplanung, beseitigt. Das, in Kombination mit der anschließenden digitalen Erfassung der Arbeitszeiten, bildet die Grundlage für die Lohnbuchhaltung. Die automatische Erstellung von Lohnabrechnungen an das Ende dieser Kette zu stellen, ist nur logisch – schließlich sind alle Daten schon vorhanden. So wird aus einem langen Prozess ein einfacher Klick.

Warum sich also selbst mit der zweitkomplexeste Lohnbuchhaltung der Welt herumärgern, wenn man auch gemeinsam ans Ziel kommen kann? Die Digitalisierung hält die Mittel bereit, sie müssen nur genutzt werden!

Kollaborativ arbeiten ohne Excel

Wie du deine Lohnabrechnungen mit nur einem Klick erstellst