Sorgenkind Lohnbuchhaltung: Kaum ein Bereich der Unternehmensorganisation ist noch so manuell und dementsprechend zeitaufwändig. Mitarbeiterdaten werden handschriftlich erfasst, fertige Lohnabrechnungen per Post verschickt, Arbeitszeiten und Stundenlohn allenfalls in Excel notiert. Und weil sich diese Aufgaben unternehmensintern immer weiter anhäufen, müssen in vielen Fällen weitere Mittel aufgewendet werden, um zumindest die Lohnabrechnung an Steuerberater auszulagern. Das alles ist in hohem Maße unrentabel.

 

Umso verwunderlicher ist es, dass viele Unternehmen immernoch an den sich eingebürgerten Ablaufstrukturen festhalten, vor allem in Zeiten, in denen immer mehr Alternativen zur herkömmlichen Personalorganisation entwickelt werden. Unter diese Entwicklungen fällt auch die digitale Lohnabrechnung. Die Einführung der Online-Lohnabrechnung, wie sie beispielsweise von shyftplan.com angeboten wird, verwandelt die herkömmliche Lohnbuchhaltung in 4 Schritten automatisch in einen zukunftsfähigen Unternehmensbereich:

 

1. Selbstständige Datenerfassung und -aktualisierung

Noch bevor ein neuer Mitarbeiter überhaupt einen Finger rühren kann, müssen seine lohnabrechnungsrelevanten Daten erfasst werden. Das geschieht in den meisten Fällen handschriftlich und mit einheitlichen, vorgefertigten Formularen. Genau hier liegt jedoch das erste Problem. Das Augenmerk vorgefertigter Formulare liegt darauf, Fragen möglichst konkret zu formulieren – nicht möglichst verständlich. Für Laien ist das daraus resultierende Beamtendeutsch eine Hürde, die es zu meistern gilt. In der Folge werden Fragebögen häufig falsch oder lückenhaft beantwortet. Um beides zu vermeiden, hat shyftplan.com einen selbsterklärenden Fragebogen entwickelt, der auch ohne Vorkenntnisse ausgefüllt werden kann. Nach dem Ausfüllen haben die Mitarbeiter weiterhin die Möglichkeit ihre Daten selbstständig zu aktualisieren, z.B. im Falle eines Umzugs oder bei Heirat. So bleiben Manager bzw. Personalverantwortliche im gesamten Datenerfassungsprozess außen vor und können sich anderen Problemfeldern widmen.

 

2. Laufende Datenerfassung automatisieren

Neben der einmaligen Datenerfassung zu Beginn des Arbeitsverhältnisses muss auch eine laufende Datenerfassung durchgeführt werden. Diese betrifft die Arbeitszeiten. Seit Januar 2015 sind im Zuge des Mindestlohngesetzes nicht nur Arbeitskräfte auf Stundenbasis von der Arbeitszeiterfassung betroffen, sondern auch Festangestellte. Desto mehr Mitarbeiter ein Unternehmen also hat, umso schwieriger wird es, Schichtpläne übersichtlich aufzubereiten und im nächsten Schritt die Realarbeitszeiten zu erfassen. Auf shyftplan.com werden durch die Verbindung beider Felder Synergieeffekte geschaffen. Zunächst sollten alle Mitarbeiter in einem Dienstplan organisiert werden. Eine digitale Stempeluhr erfasst dann die tatsächlichen Arbeitszeiten minutengenau. Diese Daten fließen schließlich in die digitale Lohnabrechnung ein und erfüllen gleichzeitig die Anforderungen des Mindestlohngesetzes zur Arbeitszeiterfassung.

 

Automatische Online-Berechnung von Bruttolohn und Lohnabrechnung

3. Automatische Bruttolohnberechnung

Weil alle grundlegenden Daten und die Arbeitszeiten hinterlegt sind, kann bei Bedarf auch schon vor der Erstellung einer Lohnabrechnung automatisch der Bruttolohn berechnet werden. Dazu weist ein Manager seinen Mitarbeitern einfach zu Beginn den passenden Stunden- oder Festlohn zu. Beide können je nach Bedarf auch individuell an einzelne Mitarbeiter angepasst werden. Der Bruttolohn ist dann jederzeit online für den ausgewählten Zeitraum und Mitarbeiter abrufbar.

 

4. Ein-Klick-Lohnabrechnung

Von der Berechnung des Bruttolohns ist es nur noch ein kleiner Schritt zur automatischen Erstellung der digitalen Lohnabrechnung – um genau zu sein, fehlt nur ein Klick. Von den Mitarbeitern sind die Daten, die Arbeitszeiten und der Bruttolohn hinterlegt. Mit einem Klick werden die Daten schließlich abgeschickt und in einer digital erstellten Lohnabrechnung zusammengeführt. Personalverantwortliche müssen in diesem Zusammenhang also nicht mehr tun, als einmal auf den entsprechenden Button zu klicken. Zurück kommen die fertigen digitalen Lohnabrechnungen.

 

Im Ende hat man also die Wahl: Gewohnheit oder Innovation. Neben vielen neuen Entwicklungen ist es gerade die digitale Lohnabrechnung, in deren Folge automatisch auch die Lohnbuchhaltung revolutioniert wird. Lohnabrechnungen per Post, Arbeitszeiterfassung in Excel und die teure Beauftragung von Steuerberatern gehören dann der Vergangenheit an.

Günstige Lohnabrechnung ohne Excel

Wie deine Lohnbuchhaltung in 4 Schritten zukunftstauglich wird