Krankheitswellen sind das Horrorszenario für Arbeitgeber und Personalplaner. Sie kommen unerwartet und können auch einen ausgefeilten Schichtplan komplett über den Haufen werfen. Arbeitsplätze bleiben unterbesetzt oder schlimmstenfalls verwaist zurück. Das setzt nicht nur Arbeitgeber unter Druck, sondern führt auch dazu, dass mehr Verantwortung auf den Schultern der Arbeitnehmer lastet. Die zusätzliche Belastung schlägt sich indirekt in der Arbeit der Mitarbeiter nieder und kann in Branchen wie der Gastronomie oder der Hotellerie direkt den Kunden negativ beeinflussen. Dieses Szenario gilt es zu vermeiden.

Krankmeldung Schichtorganisation

Die Grippewelle rollt

Gerade Unternehmen mit Schichtarbeit leiden besonders unter unvorhergesehenen Krankheitsfällen. Gegen die diesjährige Grippewelle scheint eine Grippeimpfung nur bedingt zu helfen, daher erkranken besonders viele Arbeitnehmer am Influenza-Virus. Allein diese Krankheitswelle verursacht der deutschen Wirtschaft Schätzungen zufolge Kosten in Höhe von 2,2 Mrd. Euro, wie die dpa berichtete. Aber wie kann man verhindern, von so unvorhersehbaren Ereignissen auf dem falschen Fuß erwischt zu werden?

Stärken des eigenen Mitarbeiterpools erkennen

Einige Seiten verweisen an diesem Punkt auf externe Personalpools, auf die man als Arbeitgeber im Katastrophenfall zurückgreifen kann. Das bedeutet aber zusätzlichen organisatorischen Aufwand, zum Beispiel für die Einarbeitung, und erhöhte Ausgaben. Statt im Krankheitsfall direkt auf fremdes Personal zurückgreifen zu müssen, sollte ein Personalplaner zunächst das volle Potenzial des eigenen Mitarbeiterpools ausschöpfen. Gibt es Teilzeitmitarbeiter, Studenten oder Minijobber, die ihr Gehalt gerne ein bisschen aufstocken und ihre Arbeitszeit verlängern wollen? Diese Mitarbeiter sind in solchen Fällen Gold wert.

Effiziente Personalorganisation

Um auf diese Mitarbeiter zurückzugreifen und schnellstmöglich einen neuen funktionierenden Schichtplan zu erstellen, benötigt ein Unternehmen die richtige Infrastruktur. Liegt die Personalorganisation eines 50-Mann-Unternehmens in der Hand eines Schichtplaners, der alle Krankheitsanrufe entgegennimmt, gleichzeitig Ersatz finden muss und sein Tagesgeschäft erledigt, wird es kompliziert. Besser ist es, die Arbeit im Krankheitsfall auf viele Köpfe zu verteilen. Genau dafür wurde das Schichtplanungstool von shyftplan.com geschaffen.

Mitarbeiter als Schichtplanverantwortliche

Das Schichtplanungstool stellt Dienstpläne online zur Verfügung, sodass alle Mitarbeiter immer auf denselben Schichtplan zugreifen können. Meldet sich ein Mitarbeiter krank, kann er das direkt im Schichtplan-Tool hinterlegen. Das spart zusätzliche Arbeit mit Excel und Co. Ein Personalverantwortlicher sieht dadurch alle krankgemeldeten Mitarbeiter auf einen Blick, anstatt via SMS, Telefon oder Mail einzeln vom Ausfall einer Person unterrichtet zu werden.

Meldet sich ein Mitarbeiter über das Dienstplan-Tool krank, kann er seine Schicht auch gleich zum Tausch anbieten. Alle, die dann etwas mehr verdienen möchten oder ihre Arbeitszeit aufstocken wollen, können sich für die freigewordene Schicht anmelden. Der Personalverantwortliche teilt die Schicht daraufhin einem anderen Mitarbeiter zu. Statt einen neuen Schichtplan zu erstellen, wird der alte einfach aktualisiert.

Eine zusätzliche Option des Shyftplan-Tools ist die Zeiterfassung der Mitarbeiter. Hier können alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeit erfassen und sich über den Stand der Schichten informieren. Dazu müssen sie sich einfach zu Schichtbeginn und Schichtende auf shyftplan.com ein- und ausstempeln. Diese Zeiterfassung kann auch bei einer Betriebsprüfung im Zuge des Mindestlohngesetzes verwendet werden. Personalverantwortliche haben also nicht nur den Überblick über Krankmeldungen, sondern auch über die letztlich gearbeiteten Schichten.

Weniger Kommunikationskanäle zur effizienten Organisation

Gerade in Branchen mit Schichtarbeit, wie der Gastronomie oder der Hotellerie, können vakante Schichten schnell besetzt und ein schlimmeres Schichtenchaos so verhindert werden. Anstatt also direkt auf externe Personalpools zurückzugreifen oder die Verantwortung auf weniger Schultern zu verteilen, kann es schon weiterhelfen, die Kanäle zur Kommunikation zu verringern. Findet die komplette Organisation über ein Online-Tool statt, sind immer alle Mitarbeiter auf dem aktuellsten Stand. Mit dem richtigen Programm und einem flexiblen Mitarbeiterpool wird aus der nächsten Krankheitswelle ein weiterer normaler Tag in ihrem Unternehmen.

Ein Tool Online Schichtplan

Warum bei plötzlichen Krankmeldungen ein digitaler Schichtplan hilft