Der Sommer ist endlich da und mit ihm die Hitze im Büro. Die Ventilatoren laufen heiß und wirbeln am Ende doch nur die Luft etwas auf, anstatt wirklich Abkühlung zu bringen. Da sehnst du dich sicher nach Strand, Bergen oder einfach mit einem eiskalten Fußbad auf die Couch.

Solange es aber in Deutschland kein Hitzefrei für den gequälten Arbeitnehmer gibt, heißt es: Urlaub nehmen. Günstige Last-Minute Flüge locken dich vom Schreibtisch in kühlere Gefilde und an die Strände.

Aber du weißt sicher auch, dass das alles nicht so schnell geht.

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Planung – länger als manche Weltreise

Vom Urlaubswunsch über den Urlaubsantrag zum Urlaubstag vergehen einige Tage und Wochen. Neben deiner privaten Planung, wohin die Reise geht und wann du dich mal freimachen kannst, frisst die betriebsinterne Urlaubsplanung viel Zeit.

Dein Antrag ist da nur ein kleiner Stein des Anstoßes, der für deinen Chef eine ganze Lawine an Entscheidungen auslösen kann. Oft wirken die dann unfair, sobald es um deine Freizeit geht und dein Wunsch nicht erfüllt werden kann.

Aber der Wegfall einer Arbeitskraft, selbst für wenige Tage, kann einem Unternehmen den Betrieb erschweren. Sieh es einfach als Wertschätzung deiner Arbeit, wenn der Prozess der Freistellung etwas langwieriger wird.

Gründe, die gut sein müssen und gut sind

So einfach kann dir kein Chef den Urlaub verwehren. Aber Fragen werden aufkommen, gerade wenn die Freizeit spontan auftaucht.

Wie viel Resturlaub hast du, wann würdest du arbeiten, wie viele Urlaubsstunden sind bezahlt, wer ersetzt dich an welchem Dienst und wer hat sonst freie Tage beantragt und genehmigt bekommen. Den Prozess gestaltest du meist nicht richtig mit und kannst ihn erst einmal auch nicht erleichtern. Für dich steht nur eine genaue Angabe, Rücksprache mit deinem Vorgesetzten und am Ende hoffentlich Entspannung an.
Die einzige Erleichterung für dich und für den Betrieb, wenn es mal nicht um die Arbeitszeit sondern Freizeit geht, gibt es nur noch mit einem funktionierenden System – dem Urlaubsplaner.

Gute Planung macht keinen Urlaub

Weniger Stress und mehr Entspannung – was für den Urlaub gilt, könnte auch für die Planung und Organisation gelten, wenn der Urlaubsplaner so modern wäre wie Hotelbuchungssysteme. Stattdessen gibt es immer noch zu viele Akten und Tabellen, mit denen sich die Personalabteilung herumschlagen muss. Die Urlaubsstimmung wird da umso leichter verhagelt.

Der Schichtplan muss mit dem Antrag abgeglichen, die Personalakte nach den Ansprüchen durchsucht oder die Zeiterfassung erst einmal ausgewertet werden. Ein lange angelegter Dienstplan wird durch spontane Freizeitwünsche durchgeschüttelt, wird dadurch geändert und erlebt ständige Aktualisierungen. Irgendwo gibt es dann noch einen zusätzlichen Urlaubsplan, in dem sich alle Mitarbeiter wiederfinden, die in den Urlaub fahren dürfen, und erst wenn hier dein Antrag zur Freizeit wird, erfährst dann auch du mal von der Zu- oder Absage. Darum ist Spontanität immer so ein Problem bei der Urlaubsplanung.

Aber selbst, wenn du von langer Hand deinen Urlaub geplant und dir vielleicht schon im Winter das passende Hotel ausgesucht hast, geht das auch mal unter. Plötzlich im Schichtplan zu stehen, obwohl du schon offiziell drei Tage nicht mehr im Haus bist, ruft weitere Fragen auf. Kann dein Chef dich zurückrufen? Findet sich noch so schnell ein Ersatz?
Ohne gute Planung gibt es keinen Urlaub, zumindest keinen guten.

Schneller geplant, schneller an den Strand

Wenn dem Betrieb die Planung erleichtert wird, der Urlaubsplaner also besser funktioniert, wird auch dein Antrag schneller abgesegnet.

Was muss also alles in den Koffer für einen guten Urlaubsplaner?
Die wichtigsten Reise-Accessoires sind Geschwindigkeit, Darstellung, Kommunikation und Implementierung. Oben hast du bereits gesehen, dass vor allem der letzte Punkt die Zusammenarbeit des Urlaubsplaners mit anderen Einträgen und Systemen, der ist, bei dem viel schief gehen kann.

Einen seperaten Urlaubsplan zu pflegen, der irgendwo in der Schublade der Personalabteilung oder auf einer Festplatte lagert, ist so sinnvoll wie eine Sommergrippe im Liegestuhl.
Wer die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter modern und effektiv plant, sollte die Freizeit genauso pfleglich behandeln – die digitale Lösung ist die Lösung für den Mitarbeiter.

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Mit shyftplan kommt Sommerfrische auf

shyftplan nutzt daher das System, das bereits hervorragend deine Schichten und Lohnbuchhaltung verwaltet, um auch Sommerfrische in die Urlaubsplanung zu bringen.

Kurzfristige Umplanungen, wie Krankentage, werden leicht durch das Programm gemeistert und langfristiges Anlegen von Schichten ist immer der Freund guter Dienstplanung. Langfristige Umplanung, wegen eines Urlaubsantrages, ist die logische Mischung, mit der shyftplan dir den Urlaub und dem Betrieb die Organisation versüßt.

Wenn du also deinen Urlaub planst, stell im gleichen System bei Abwesenheiten einen Antrag. Dann kann dein Chef auch im Voraus planen, wer deine Schichten oder Dienste übernimmt. Mehr noch: shyftplan zeigt im Schichtplan selbst an, wer im Urlaub ist und erkennt Kollisionen, zum Beispiel wenn du bereits deinen Urlaub erhalten hast, dein Chef dich aber in einem Dienst einplanen will, du deine Urlaubstage überschreitest oder du schon in einer Schicht eingetragen bist. Das macht die Implementierung aus, die dir verschiedene Tabellen und Dateien nicht geben können.
Du siehst auch direkt, wenn dein Urlaubsantrag genehmigt wird. Aus dem Wunsch wird der Antrag wird der Urlaub – alles bei shyftplan.

Melde dich doch gleich in deinem Profil auf www.shyftplan.com an und trage dir spielend leicht die Sonnentag ein. Für langfristige Planer gibt es ja auch schon schneller wieder den Herbst, als uns lieb ist.
Wenigstens macht shyftplan nie Urlaub.

absences

Urlaubsplaner – der Sommer ist da, dein Urlaub auch?
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