Ein wenig Pflegedienstleitung gepaart mit Großgastronomie, durchgehender Kundenservice und der Verwaltungsaufwand eines mittelständischen Betriebes – wo der Gast für eine Nacht oder einige Tage eincheckt, geht es hinter den Kulissen 24/7 hoch her. Das Management eines Hotels macht nie Urlaub. Damit die Lobby immer einladend, das Zimmer immer sauber und das Team immer freundlich ist, muss gerade die Verwaltung und Personalplanung rund laufen. Sonst leidet erst der Mitarbeiter, dann der Standard und schließlich der Hotelgast.

Aber es gibt ja shyftplan!

Schichtplanung Hotel Schild

In den Sternen

Qualität steht nicht in den Sternen, bei Hotels geben Sterne aber oft die Qualität an. Früher fanden die Gäste sie auf den Plaketten oder in den Hotelführern, heute dagegen zählen diese Sterne eines Hotels weit weniger als die virtuellen. Ein Bad für jedes Hotelzimmer scheint selbstverständlich, Luxushotel unterscheiden sich nur noch durch Tradition oder Namen von Designhotels und höchstens im Ausland vergleicht man noch die Standards anhand der Kriterien des Deutschen Hotel- und Gaststättenverbands.

Wenn ein Hotel gut funktioniert und den Gast beeindruckt, stehen die Sterne und Noten heute woanders. Sie werden nicht mehr von Verbänden via Listen oder Plaketten vergeben, sondern online direkt durch die Gäste auf den passenden Plattformen. Da ein Hotelier in erster Linie ein Gastgeber sein will und jeder Gast andere Maßstäbe an die Zufriedenheit legt, ist das erstmal sinnvoll.
Beruflich legt man Wert auf Ruhe und freies WLAN, im Urlaub auf Spa oder die Nähe zum Strand. Online lassen sich die Angebote einfach viel strukturierter vergleichen. Aber ständige Erreichbarkeit und somit auch die sofortige Bewertung im Netz, sind nicht selten zum Schaden der Hotels.

Hinter den Sternen

Wie vieles im Netz sind diese Online-Bewertungen oft nur emotionale Momentaufnahmen – gerade wenn sie nicht mehr nach den Regeln einer Vereinigung oder einer Behörde erfolgen. Jeder andere darf sich einmal einen schlechten Tag im Job erlauben. Im Hotel kann aber genau der Gast, der vielleicht nicht richtig begrüßt wurde, unmittelbar eine Bewertung online stellen, die eine Empörungslawine auslöst – eine Gefahr, die heute jedes Gewerbe trägt, das nicht eine Ware sondern einen kurzfristigen Service anbietet und im Internet zu finden ist.

Also muss hinter den Sternen eine Kulisse aufrecht erhalten werden, die weit komplexer ist, als es am Empfangstresen oder auf dem Zimmer den Anschein hat. Selbst bei einem kleinem Hotel ist der Personalaufwand erheblich und wird mit jedem Service noch gesteigert. Abgesehen von einer mitarbeiterintensiven Gastronomie, die oft angeschlossen ist, muss aber beispielweise auch nur ein Frühstücksbuffet morgens hübsch an- und hergerichtet werden. Zimmerservice, die tägliche Reinigung, ein rund um die Uhr belegter Empfang, Verwaltung und Präsentation verlangen ein großes Team, das eng zusammenarbeiten muss. Das drängt in Konkurenz mit großen Hotelketten so manches privat geführte Hotel vom Markt. Gerade in den letzten Jahren müssen zahlreiche, kleinere und mittlere Häuser aufgrund der großen Kosten auf einem immer breiteren Markt schließen. Daher wird beim Personal gespart und fleißig ausgelagert. 

Schichtplanung Hotel Lobby

Außer Haus Service – nicht bei der Schichtplanung

Wenn der Zimmerservice ausgelagert wird oder das Buffett von außen bestückt wird ist das sicherlich eine Entlastung für den internen Betriebsablauf. Aber um die volle Qualitätskontrolle im Haus zu bewahren, heißt es beim Hotel das Team zu organisieren und Arbeitsabläufe im Auge zu behalten. Daher kann Personalverwaltung und vor allem die Schichtplanung nicht abgegeben werden. Im Schichtplan und einer gut, funktionierende Dienstplanung zeigt sich im Kern, wie gut der Planer seine Mitarbeiter und das Hotel kennt. Wer steht wann im Urlaubsplaner, wer arbeitet wo und kann auch nachts die Gäste versorgen? Die Schichtplanung reflektiert das Hotel, indem sie zeigt, wie flexibel eine höhere Belegung aufgegangenw ird oder welche Freiräume für Mitarbeiter durch weniger Gäste entsteht.

Für das Hotel aufgestellt, durch das Hotelpersonal gestaltet und an die Hotelgäste angepasst – die Schichtplanung selbst muss im Haus geschehen.

Das Talent steigt auch quer ein

Die Hotelbranche kämpft damit, dass immer weniger junge Menschen sich Service als Beruf vorstellen können. Als nimmt man hier die Talente mit Gastgeberqualitäten auf, selbst wenn sie quer in die Hotellerie einsteigen. Wie ein Hotel funktioniert und worauf es beim Umgang mit dem Gast ankommt, sind Kompetenzen, die das Haus am besten selbst durch Erfahrung vermitteln kann. Da aber auch der Aufstieg in dieser Branche erstaunlich schnell vorangehen kann, fehlt es oftmals an anderer Stelle an Wissen.
Verwaltung, Buchhaltung oder eben Schichtplanung, kann man Einsteigern nur so leicht vermitteln, wie die Instrumente auch zugänglich sind.

Um den Hotels die Möglichkeit zu geben, die Schichtplanung effektiv im eigenen Haus zu gestalten und weiterzugeben, ohne komplizierte, teure Programme zu nutzen, ist shyftplan an Hotellerie und Gastronomie angepasst. Mit der Personalverwaltung von shyftplan, kümmert man sich um die Gäste, versorgt seine Mitarbeiter und hält die Organisation stark und flexibel.

Schichtplanung Hotel Zimmer

Wie ein gut bestücktes Frühstücksbuffet

Ein gutes Hotelteam arbeitet zusammen und wieso sollte die Schichtplanung dann nicht auch kooperativ funktionieren? In erster Linie sollte sie natürlich erst mal wirklich funktionieren. Ein Dienstplan in der Hotellerie setzt sich aus vielen Arbeitsbereichen und Servicekräften zusammen. Übersichtlich war das mit Excel oder auf dem Papier nie. Mit Urlaubsplan oder Abwesenheiten, mit den Absprachen untereinander und ständigen Anpassungen, mit einem angeschlossenen Gastronomiebereich oder Tagungsräumen genügt nicht mehr nur ein einfacher Dienstplaner.

Nur ein Instrument für die Dienstplanung zu nutzen, war bisher wie ein freies Zimmer bei 50 Gästen am Empfang zu haben.
shyftplan macht Platz für alle Funktionen und setzt die Schichtplanung unter ein Dach mit Urlaubsplaner, Zeiterfassung und sogar der Lohnabrechnung – ein Instrument, aber ein extrem vielseitiges. Dann hat ein Hotellier und seine Mitarbeiter auch wieder mehr Zeit, sich um das Wichtigste zu kümmern: Zufriedene Gäste und zufriedene Mitarbeiter.

Am besten direkt auf shyftplan Stammgast werden und endlich die Dienstplanung richtig aufräumen. Das braucht weniger Zeit, als ein Zweibettzimmer zu reinigen.

 

Fünf Sterne Schichtplanung im Hotel
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