“Ich will das schwarz auf weiß.” “Das kann ich dir mit Brief und Siegel geben.” “Papier ist geduldig.” “Das ist das Papier nicht wert, auf dem es steht.”

 

Sprichwörter über Papier wirken so altmodisch, wie es Papier es selbst eigentlich auch ist – irgendwie aus dem Büro nicht wegzudenken mit Leitzordnern, seitenweise voll mit Din A4, Multifunktionsdruckern, Briefen und Platz für Unterschriften, irgendwie auch wieder nicht zeitgemäß. 

Um den ganzen Sprichwörtern und dem Papierkrieg im Büro und der Planung etwas entgegen zu setzen, genügen bereits vier Worte “Print is not great!”

Schichtplan Druck 1

Was ist nötig, was nicht?

Ja, Papier ist griffig. Ja, die meisten von uns lesen immer noch lieber aus einem Buch, als auf einem E-Book. Ja, im Büro glauben wir einfach noch mehr dem, was gedruckt wurde und für Amt und Recht bleibt Papier und Urkunde weiterhin oft unverzichtbar.

An der Grundsituation hat die Digitalisierung viel geändert, am Grundgefühl vieler recht wenig. Dabei sprechen sich Logik und Moderne gegen Druck und Papier aus, aber wer handelt schon immer logisch.

Zumindest im Büro, wäre aber ein wenig Logik angemessen. Wenn nicht, zieht hier aber zumindest immer der Faktor Geld und genau bei den Finanzen findet man Grund für den Papierverzicht, der die Digitalisierung noch ein Stückchen weiter bringen könnte.

Gar nicht mal so billig

Man mag es kaum merken, aber auch Papier wird immer teurer. Die Materialkosten steigen und vielleicht klagt man nicht bei jedem einzelnen Blatt, bei den Massen an Papier in den Betrieben kann man sich aber vorstellen, dass einige Cent je Block schon einiges ausmachen.
Was hierzu das Budget deutlich schmälert sind die Nebenkosten zur Papiernutzung – so absurd es für einen Nebenkostenposten auch klingt, eigene Nebenkosten zu erzeugen.

Neben der eigentlichen Beschaffung von Papier kommen beispielsweise Druckkosten dazu. Jeder, der für den Drucker zuhause schon eine neue Patrone kaufen musste, kann nachvollziehen, was einen Betrieb das dann kosten muss.

In einem Unternehmen, dass Akten aufbewahren muss, sei es Lohnabrechnung, Dienstplanung oder die Personaldaten seiner Mitarbeiter, dürfen auch Lagerkosten nicht zu niedrig angesetzt werden – wenn man nicht plötzlich Kartons voller Ordner neben dem Schreibtisch stehen haben will. Auslagerung für Dokumente, die oft auch noch nach Jahren auffindbar sein müssen, ist die (ebenfalls nicht günstige) Alternative.

Und dann darf man nicht einmal auf dem Papier rumkritzeln.

Schichtplan Papier 2

Und gar nicht mal so flexibel

Was einmal gedruckt und beschrieben wurde, lässt sich auch nicht mehr so schnell ändern. Ein Schreibfehler und ein ganzer Stoß Papier kann direkt in den Müll. Änderungen, wie im Schichtplan, bedeuten fast immer Umschreiben der Datei und neue Ausdrucke. In der Dienstplanung steht man vor der Wahl der Unübersichtlichkeit oder der Neukreation, verbunden mit all den Kosten für Betrieb und natürlich auch für die Umwelt.
Nur weil Papier sich (noch) besser knicken lässt, als ein E-Book oder Tablet, ist die gedruckte Tabelle noch lange nicht so flexibel wie das digitale Pendant. Die Excel-Datei lässt sich wenigstens ohne weiteres ändern, abspeichern und verschicken.

Womit auch das Problem angesprochen ist, das im weitesten Sinne einer Publikation gleichkommt: das Ergebnis muss ausgedruckt und unter die Leute gebracht werden.
Urlaubsplaner, Schichtplan, Krankenmeldung , Lohnabrechnung für die Mitarbeiter.
Anmeldungen, Personaldaten, Belege für Ämter und Krankenkasse.
Rechnungen, Korrespodenz, Anforderungen für Kunden und Partner.
Das muss alles verpackt werden und dann ab auf die Post damit. Kuvert und Briefmarke werden beide auch nicht billiger. Selbst mit Alternativen zur Post, kommen mit zwei Briefen ein Euro zusammen – vorausgesetzt, es bleibt bei einigen, wenigen Blättern.

Digital, günstig, modern und umweltschonend

Bei shyftplan sind wir selbst nicht die größten Fans von Papier. Auch wenn jeder Schichtplan ausgedruckt werden kann, ist der digitale Dienstplaner darauf ausgelegt, zu planen, gestalten, ändern und zu verbreiten, ohne auch nur einmal auf das Drucksymbol klicken zu müssen.

Was auf unseren sicheren Servern landet, verschwendet auch keinen Platz im Aktenschrank und keine Tinte im Drucker, kann aber aus der virtuellen Schublade gezogen werden.

Porto ist für uns auch ein Fremdwort. Bei shyftplan nutzen wir selbst so wenig Briefmarken, dass hiervon sicherlich keine Zunge trocken wird. Unsere Nutzer selbst erhalten mit der Lohnabrechnung eine PDF, die sie nicht im Briefumschlag an ihre Mitarbeiter weitergeben müssen. Rechnungen werden ohne Druck und Brief erledigt. Schichtplan, Urlaubsplaner und Personaldaten sind digital angelegt. Praktisch kann man die Arbeit in der Cloud nicht einmal elektronische Post nennen, denn der Zugriff jedes Mitarbeiter wird live direkt geregelt. Das ist kein Blick aufs Blatt, sondern ein Blick direkt in eine veränderbare Datei mit mehr Ansichten, als ein Ordner so einfach fassen kann – shyftplan ist der papierlose Schichtplan, der sich zwar ausdrucken lässt, aber wer will das heute noch?

Dienstplan Design

Wobei man doch noch sagen muss: Richtig geplant und in Farbe kann für Ordnungsliebende so ein Dienstplan druckenswert sein – eingerahmt als kleines Kunstwerk.

Einfach auf shyftplan anmelden, digital planen und sich nie mehr am Papier schneiden müssen.

Papier gespart, Kosten gespart, Schichtplan gewonnen
Tagged on: