Das (Home)office der Zukunft

Im Wettbewerb um Flexibilität und Modernität des Arbeitsplatzes, findet sich Deutschland nur selten auf dem ersten Platz wieder.

Beispiel Heimarbeit und Mobile Office: Arbeitsplatzmodelle, die viele Mitarbeiter zufrieden machen und geschickt Privates mit dem Beruf verbinden könnten, werden hierzulande gerne verschmäht.
Mit nur 7% der Beschäftigten im Homeoffice lag Deutschland 2014 nicht nur unter europäischem Durchschnitt, vielmehr bewegte man sich hier auf dem Niveau Osteuropas. In nordischen Ländern wird dagegen das Recht auf Heimarbeit zugesichert, wobei Arbeitnehmer und Betriebe gleichermaßen begeistert das Konzept in die Personalplanung einbinden – auch ganz ohne Druck.

Einer Work-Life-Balance ist die Option auf Heimarbeit immerhin zuträglich, denn Work und Life können hier zeitgleich und ohne täglichen Bruch in der Harmonie bestehen. Das wird sich im Büro der Zukunft noch steigern, gerade wenn man das Büro nicht mehr allein als räumliches Konzept sieht, sondern als einen Aspekt, der sich mit dem Mitarbeiter weiterentwickelt – ungebunden vom Schreibtisch, Vorzimmer und Konferenzraum. Die technischen Gegebenheiten, neue Instrumente und eine moderne Arbeitseinstellung machen das möglich und schaffen schließlich eine Verbindung nach Hause.

 

Personalplanung und Homeoffice

Geteilte Ängste

Warum also diese Abneigung der deutschen Betriebe gegenüber dem Arbeitsplatz fern des Büros? Es wäre ein Leichtes, jene Neurosen und Zwänge bezüglich Kontrolle, Überblick und Verfügbarkeit als Gründe zu nennen, die den Deutschen ohnehin gerne nachgesagt werden. Und tatsächlich finden sich diese Argumente in der Wirtschaft und den Medien: Der Mitarbeiter könne sich zu Hause nur schwer konzentrieren, entziehe sich der notwendigen Kontrolle von Arbeitszeit und Leistung und sei obendrein von der regulären Kommunikation des Teams ausgeschlossen.

Interessant dabei ist, dass sich die Arbeitgeber diese Ängste mit den Arbeitnehmern teilen. Ironischerweise unterziehen sich die Mitarbeiter zu Hause verglichen mit den Kollegen im Büro meistens selbst einer stärkeren Kontrolle. Es werden weniger Pausen gemacht, Überstunden nicht dokumentiert und die Arbeit wird nach Arbeitsschluss noch wortwörtlich mit ins Bett genommen.
Im Betrieb selbst gibt es Dank Tratsch, freier Internetnutzung (wenn auch noch nicht überall erlaubt), Mittags- und Raucherpausen ähnlich viele Möglichkeiten zur Ablenkung. Aber durch den Gruppenzusammenschluss und der Präsenz des Chefs, der hier als Teil der Gemeinschaft weniger Druck ausübt, wird im Büro eine lockere Atmosphäre gefördert, die zu Hause unter starker Selbstkontrolle nicht entstehen kann.

Daher wird naturgemäß lautstark und rufschädigend Gericht über die Heimarbeit gehalten. Tipps und Ratgeber verstärken obendrein den Eindruck eines vom Aussterben bedrohten Modells. Etwas, das gerade noch so funktioniert und nur aus Mangel an Alternativen und dem Geist der Moderne bestenfalls geduldet, selten akzeptiert wird. Dabei braucht es diese unwillige Unterstützung nicht einmal. Vieles spricht für das Homeoffice Model, eine ehrliche und offene Debatte sollte daher gefördert werden.
Wenn man von Intelligenz und genügend Selbstdisziplin ausgeht, dass die Mitarbeiter nicht gerade in Unterwäsche den Kühlschrank plündern, den Haushalt machen oder lieber mit Hund und Kind spielen, bleibt an Kritik nur wenig übrig.

Spät erkannt und noch verkannt

Die Mitarbeiterzufriedenheit, die Heimarbeit erzeugt, ist nicht zu unterschätzen und auch die individuellen Arbeitsweisen der Angestellten sind keine bahnbrechende Neuentdeckung des 21. Jahrhunderts. Arbeit und Familienplanung lassen sich im Zuge des Home Office miteinander verbinden, und die Arbeitsatmosphäre zuhause kann Wunder für Produktivität und Zeitmanagement wirken. Insgesamt diskutierte man in Deutschland erst unter dem Namen Telearbeit, nun eben unter Homeoffice, lange an der gleichen Sache herum, ohne wirklich auf ein Ergebnis zu kommen. Wieso ist diese Diskussion dann noch präsent im Büro der Zukunft? Bedeutet sie, dass die Republik wirklich noch in der Vorzeit der Mitarbeiterzufriedenheit festsitzt? Sind deutsche Unternehmer nur “personalpolitische Dinosaurier”?

Immerhin gibt es auch Studien, die vom Modell der Heimarbeit wieder abrücken wollen, bevor sie überhaupt in großem Maße umgesetzt werden konnten. Tatsächlich ist auch nicht jede Stelle und jeder Mitarbeiter mit dem Schreibtisch zu Hause vereinbar. Die Entscheidung, ob man in der Wohnung oder im Betrieb arbeitet, wird obendrein oft durch einen Vertrag dauerhaft festgesetzt. So wird direkt die Option genommen, Arbeitsplatzmodelle spontan abzuwägen und zu vermischen. Ein modernes Unternehmen sollte den Wechsel zwischen dem Büro und dem Schreibtisch zu Hause erleichtern.

Das hat zwei Gründe.
Zum einen hebt man so die Endgültigkeit des Beschlusses auf, ob jemand Heimarbeit oder traditionelle Büroarbeit leisten will. Das steigert die Mitarbeiterzufriedenheit.
Zum anderen fördert das Home Office die Weiterentwicklung der technischen Ausstattung, die heute immer noch den Unterschied von An- und Abwesenheit im Büro mitbestimmt.

Konzepte von Zeit und Raum

Gerade der zweite Umstand ist es, der in den letzten Jahre durch die ständige Verfügbarkeit von Daten und Programmen immer deutlicher wird. Cloud Computing ist beispielsweise bereits ein elementarer Beitrag zur arbeitstechnischen Gegenwart, der sich in Zukunft noch weiterentwickeln wird.
Während früher gegen spontane Heimarbeit sprach, dass Kollegen und Assistenten Akten scannen, faxen oder auf anderen Wegen nachschicken mussten, ist heute selbst die zeitgleiche Bearbeitung eines Dokumentes durch mehrere Nutzer an verschiedenen Standorten kein Problem mehr. Mit der Verbesserung der Arbeitsinstrumente, können auch die Mitarbeiter wesentlich flexibler und frei arbeiten.

Die eigentliche Arbeit ist nicht mehr zwingend an den Arbeitsplatz gebunden, nicht einmal mehr an Geschäftsgeräte wie Computer und Telefon. Mit der modernen Technik ist sie vielmehr auf den Geräten möglich, die wir bereits privat nutzen. Smartphones und Tablets verkörpern sowohl Arbeit wie Privates. Weitere, neuartige Geräte, nach denen die Entwickler heute bereits suchen, könnten sich noch mehr als Schnittstelle der beiden Sphären herausstellen.

Auch weil nicht nur auf Mitarbeiterseite der Zugang erleichtert wird, sondern die Unternehmen ihre Qualitäts- und Arbeitskontrolle und die eigentliche Personalplanung weiterhin zentral – nämlich online – durchführen können, wird das Büro der Zukunft Heimarbeit erleichtern.

Zeiterfassung oder Leistungs- und Anwesenheitsübersicht der Mitarbeiter sind somit auch außerhalb des Betriebes möglich. Das ist nur fair gegenüber den Arbeitnehmern, die im Büro sitzen, und obendrein eine Lösung für das angesprochene Problem der Überarbeitung. Zumindest zeittechnisch können so Resultate vorgezeigt und den Vorwurf von bezahlter Faulheit entgegengetreten werden.

So wie wir bereits an Gruppenchats und Videokonferenzen oder Meetings über Skype gewöhnt sind, wird das Problem der Kommunikation in Zukunft der Vergangenheit angehören. “Die besten Ideen entstehen an der Kaffeemaschine” ist aber auch heute schon eine Aussage, die auf einen Mangel an Fantasie für neue Ebenen der Kommunikation hindeutet. Mindestens ist dies ein Denken in Schwarz und Weiß, abseits der Schattierungen der Zukunft. Entweder man sei im Büro und könne sich dort einbringen oder eben nicht.

Personalplanung und Homeoffice

Die Mischung machts

Mischkonzepte finden sich mittlerweile wirklich in jedem Bereich, sobald es um die Zukunft geht. Gemischte Nutzkonzepte, Geschäftsideen, Wirtschaftsprinzipien, Berufsbilder und Baumodelle geben einen Eindruck vom Facettenreichtum einer modernen Wirtschaft und der Entwicklung der letzten und nächsten Jahre.

So werden sich auch die Home Office Konzepte weiterentwickeln, denn Experten fordern flexible Alternativen – die Möglichkeit jederzeit wieder an den Arbeitsplatz im Büro zurückkehren zu können. Auf lange Sicht könnte der schnelle Wechsel zur ständigen Option werden und damit auch gleich Probleme lösen.  

Der Mitarbeiter muss schließlich nicht mehr sein, wo das Büro ist. Das Büro wird dort sein, wo der Mitarbeiter ist – auch wenn der sich entscheidet, die eigenen vier Wände nicht zu verlassen. Er kann alle Programme, Ergebnisse, Daten und Kollegen an diesen beiden Orten oder mobil ohne Nachteil nutzen. Der persönliche Kontakt, der reale wirkliche Händedruck, die gemeinsame Lunchpause oder das Gespräch nach Betriebsschluss werden dagegen nicht voll ersetzt werden können. Müssen sie auch nicht, wenn der Mitarbeiter entscheiden darf, von wo er arbeitet und somit auch immer noch ohne große Vorüberlegungen oder Vorbereitung ins Büro kommen kann.

Ob zu Hause, im Büro oder unterwegs…

… der Schreibtisch folgt dem Mitarbeiter. Das ist eine der Grundsätze der zukünftigen Arbeitssphäre.

shyftplan folgt diesem Prinzip aufseiten der Arbeitnehmer und der Betriebe. Generell ist man losgelöst vom eigentlichen Büro. Ein Dienstplan, mehr noch, die gesamte Personalverwaltung ist nicht mehr auf eine Abteilung und das zugehörige Gerät vor Ort beschränkt. Beides entsteht online, wird online abgerufen, online verteilt und online ausgewertet.
Zeiterfassung, Schichtplan und Dienstabsprachen war und ist stark betriebsorientiert. Eigene Computer, lokal beschränkte Zugänge und der Anspruch, dass allein im Betrieb messbare Arbeit stattfindet und somit auch hier die Erfassung geschehen muss, sind in den Personalabteilungen noch immer gängig.

shyftplan ermöglicht nicht nur eine Öffnung der Dienstplanung aus einer Abteilung heraus, es bringt sie auch nach Hause. Das fängt an mit dem allgemeinen Zugriff auf den Dienstplan und Schichtplan und gipfelt schließlich in der Zeiterfassung von privaten Geräten aus. Mit Vertrauen ins Home Office und die eigenen Mitarbeiter, kann ein modernes Unternehmen durch shyftplan eben genau jene Ideen umsetzen, die für die Zukunft nahegelegt werden.

Die freie Wahl des Arbeitsplatzes motiviert Mitarbeiter und ermöglicht so effektiveres Arbeiten. Ein Unternehmen kann sich durch erste Schritte, wie der Nutzung von shyftplan, an moderne Konzepte gewöhnen und sich so auch sukzessive für die Arbeit daheim öffnen.

Das Büro der Zukunft bedeutet bereits heute die modernsten Mittel nutzen zu können. Die Moderne kann zugewandte Arbeitgeber nicht überraschen und den Arbeitnehmern viele Möglichkeiten, abseits des regulären Arbeitsalltags, bescherren.
shyftplan bringt die modernste Technik und die Ideen der Zukunft nicht nur in das Firmengebäude – auch von zu Hause lässt es sich ordentlich und produktiv arbeiten.

Auf www.shyftplan.com kann jeder einen Eindruck davon gewinnen, wie die Planung über die Bürogrenzen hinaus funktionieren kann.

 

Das Büro der Zukunft – Homeoffice und die Personalplanung