Wie erstellst du deinen perfekten Personalplan?

Einen Personalplan ohne Vorerfahrung aufzubauen, stellt jeden erst mal vor eine Reihe von Aufgaben. Ob nun in Excel, mit Tabellen-Vorlagen oder shyftplan – die Personalplanung kennt immer wieder die gleichen Elemente, mit denen du auch bald arbeiten wirst.

Um dir den Einstieg zu erleichtern, stellen wir dir fünf Vorüberlegungen vor, die du für deinen Personalplan treffen kannst. Mit ihnen bist du erst mal vorbereitet für die erste Planung und gehörst schnell zu den alten Hasen bei der Erstellung von Dienst- und Schichtplan.

 

Arbeitsbereiche – was und wo wird gearbeitet?

In den meisten Betrieben fallen verschiedene Aufgaben mit unterschiedlichen Arbeitsplätzen an. Vorweg ist es für dich daher hilfreich, wenn du dir Gedanken machst, wie du den Betrieb gliederst und wo du die Mitarbeiter einteilst. So stellst du Arbeitsbereiche auf.

Verliere dich dabei nicht zu sehr in Details, sondern überlege dir, wer deiner Mitarbeiter wo arbeitet. Service, Küche, Lager, Empfang und ähnliches geben euch im Betrieb einen Überblick zu Aufgaben und Arbeitsplatz und du siehst in Zukunft direkt, welche Bereiche abgedeckt werden müssen. Die meisten arbeiten nicht außerhalb ihres Arbeitsbereiches, ein Koch macht bei euch ja auch nicht die Buchhaltung, und so bringst du erst mal Struktur in den Personalplan.

Bei shyftplan findest du auch Arbeitsbereiche. In unserem Dienstplan kannst du ihnen Personal zuweisen, die Anzahl der Mitarbeiter festlegen und zusätzliche Informationen hinterlegen. So siehst du gleich, wenn mal Lücken bei der Belegung mit Mitarbeitern auftauchen und kannst sie schnell schließen.

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Schichten – wann wird gearbeitet?

Wann kommt man bei euch im Betrieb zur Arbeit und wie lange bleibt man? Kommt jeder zur gleichen Zeit oder arbeiten manche Mitarbeiter kürzer oder später?

Auch wenn bei euch nicht 24 Stunden am Tag gearbeitet wird, ist die Einteilung der Dienstzeiten in Schichten sinnvoll. Dabei musst du nicht gleich an die erschöpfenden Nacht- und Frühschichten aus der Pflege oder Gastronomie denken.
Schichten geben schlicht jedem ein wenig Hilfe an die Hand, wann wer kommt und wie die Stunden am Ende des Monats stimmen. In manchen Betrieben ist es wichtig, dass immer jemand für die Kunden ansprechbar bleibt und harte Tage erfordern mal längere Arbeitszeiten.

Am Anfang wirst du sicher einfache Schichten planen – morgens, mittags und abends. Mit der Zeit erkennst du, wie du weitere Schichten anlegen, sie anpassen oder mit mehr Personal belegen musst. Kombiniert mit den Arbeitsbereichen, hast du so den Arbeitstag schon mal gut gegliedert und deine Mitarbeiter können zugewiesen werden.

Die Schichtplan-Erstellung wird dir durch shyftplan schon alleine deshalb erleichtert, weil du mit unserem Programm erst einmal ausprobieren kannst, welche Kombination aus Schichten und Arbeitsbereichen am besten funktioniert. Jede Schicht, die du anlegst, kann wieder geändert, gelöscht oder auch kopiert werden, wenn sie erst mal funktioniert. So baust du dir einen übersichtlichen Schichtplan zusammen, den du trotzdem noch ändern kannst, wenn du erst mal mehr Erfahrung hast.

 

Mitarbeiterdaten – wer arbeitet bei dir?

Im Personalplan musst du natürlich auch das Personal unterbringen. Hier galt bisher: so viele Informationen wie nötig, so wenig wie möglich!

Wenn du mit dem Schichtplaner oder im Dienstplan alle Mitarbeiterdaten in den Tabellen unterbringen willst, blickt bald keiner mehr durch.

Angaben wie das Beschäftigungsverhältnis, Bezahlung, Arbeitsbereiche, Stundenzahl und Kontaktdaten wirst du in der Personalplanung immer wieder brauchen, haben aber in den Plänen nichts zu suchen. Zusätzliche Dateien, Ordner und Excel-Tabellen helfen dir, nicht den Überblick über deine Mitarbeiter zu verlieren. Um jedem die Dienstzeiten zuzuteilen, musst du die Mitarbeiter einfach kennen.

shyftplan arbeitet auch mit den Daten deiner Mitarbeiter, ohne deinen Plan viel Platz oder Übersicht zu rauben. Was du eigentlich mit weiteren Unterordnern regelst, ist in unserem Dienstplan direkt verlinkt.

Über ein Kürzel oder Bild deiner Mitarbeiter kannst du alle wichtigen Informationen aufrufen und bei deiner Planung einbeziehen. In den Schichtplänen findest du aber letztendlich nur den Mitarbeiter. So kann sich jeder wiedererkennen, wird nicht mit Daten bombardiert und dein Plan bleibt übersichtlich und knapp gehalten.

 

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Kommunikation – wissen alle Bescheid?

Eine gute Personalplanung ist vor allem für jeden einsehbar. Wenn du erst mal die perfekten Schichten für den Betrieb erstellt hast, sollen die anderen ja auch wissen, wann du mit ihnen rechnest.

Normalerweise wird ein Dienstplan daher als E-Mail verschickt oder im Betrieb ausgehangen. So oder so muss einfach jeder Bescheid wissen, gerade wenn der Plan mal geändert wird. Deine Mitarbeiter sind Gewohnheitstiere und kleine Änderungen gehen auf dem Papier schnell unter.

Im Idealfall arbeitest du in der Personalplanung daher digital und virtuell. Wenn Schicht- und Dienstplan erst mal veröffentlicht sind, kann sie jeder einsehen und idealerweise auch gleich Änderungen verfolgen, selbst wenn sie kurzfristig anfallen.
shyftplan funktioniert als Cloud-Lösung und kann daher den Zugriff auf den Schichtplaner von jedem internetfähigen Gerät ermöglichen. Ob vom Computer zu Hause oder mit der kostenlosen App von Smartphone und Tablet – deine Mitarbeiter haben immer Zugriff auf die aktuelle Planung. Außerdem erleichtern wir dir die Kommunikation, indem der Urlaubsplaner von shyftplan ebenso kommuniziert wird, wie Krankentage vermerkt werden. Erkennen deine Mitarbeiter Lücken im Schichtplan, können sie sich auf Dienste bewerben und Änderungen werden direkt an an den jeweiligen Mitarbeiter gesendet. So ist dein Plan immer aktuell verfügbar, rund um die Uhr und auch außerhalb des Betriebs. Das schlägt jeden Papierplan in der Teeküche.

 

Nutzen – was bringt dir ein Personalplan?

Am Ende bleibt natürlich immer die Frage nach dem Nutzen. Hat der ganze Aufwand überhaupt ein Resultat, das die Planung rechtfertigt?

Für deine Mitarbeiter wird ein gut ausgearbeiteter Personalplan in erster Linie den Arbeitstag strukturieren und einen Rahmen geben, der sogar lose aufgestellt dem Betrieb Halt gibt.
Daneben steht der Vorteil der Zeiterfassung.

Aus dem Schichtplan kannst du die Arbeitszeit des Personals entnehmen, was vor allem in der monatlichen Lohnabrechnung wichtig wird. Wenn du Krankheiten und Änderungen in den Diensten protokollierst hast, ist das Zusammenzählen der Stunden eine leichte Aufgabe.

Während viele Unternehmen noch auf dem Papier zusammenzählen oder eigene Tabellen führen, kannst du den Schichtplan bei shyftplan mit den persönlichen Arbeitszeitkonten verbinden. Für jeden Mitarbeiter werden die Stunden fortlaufend protokolliert. Zusammen mit den Krankmeldungen und dem Urlaubsplaner hast du so eine reale Grundlage für jede Gehaltsabrechnung.

Ob du nun einen kleinen Dienstplan mit Schichten für Anfänger entwirfst oder gleich in die tiefen Gewässer der Personalplanung vordringst – deine Mitarbeiter werden es dir danken. Mit einfachen Arbeitsbereichen, Schichten und Personaldaten wirst du schnell merken, wie dir die Organisation mit wenigen Schritten schneller von der Hand geht und zuletzt auch gleich viel ordentlicher aussieht.

Du musst dich einfach nur trauen. Die alten Tabellen schrecken ab, aber genau dafür gibt es shyftplan. Zusätzlich können wir dir bei der Einrichtung direkt zur Hand gehen. Probiere uns doch einfach 14 Tage lang kostenlos aus!

Einfach ein Konto erstellen, die Mitarbeiter einladen und umsetzen, was du bisher gelernt hast.

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