Ein schlichter Schichtplan – wenn es um Dienstplanung geht, vielleicht das umfangreichste und eines der ältesten Instrumente und dabei doch eigentlich so einfach.
Ein Blatt Papier, eine Tabelle, ein paar Namen und ein paar Arbeitsbereiche waren lange die Arbeitsmittel erster Wahl. Für ein Café mit zwei Mitarbeitern oder einen kleinen Betrieb, einer Werkstatt, einem Laden, genügten gezogene Linien, die gleichen Mitarbeiter in denselben Schichten und das Ergebnis als Ausdruck im Hinterraum.

Wenn aus einem Arbeitsbereich dann allerdings mehr als eine einzelne Tätigkeit wird, die Schichten sich über acht Stunden, fünf Tage die Woche strecken und ein neuer Mitarbeiter in das Unternehmen tritt, wünscht man sich plötzlich mehr – und zwar mehr als ein Schichtplan eigentlich bewältigen kann.

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Ein Schichtplan ist ein Schichtplan ist ein Schichtplan

Nicht nur ein Schichtplan wächst, auch die Erwartungen an ihn stapeln sich so schnell, wie die Tabellen auf dem Schreibtisch oder der Festplatte des Chefs. Aber so ein Schichtplan bleibt in erster Linie genau das und damit nicht sonderlich flexibel.
Wer einfach nur seinen zwei Mitarbeitern zeigen möchte, wer wann wo arbeitet, ist auch mit Excel und Lineal nicht völlig fehl am Platz. Aber statt des theoretischen Planes, pustet die Praxis schnell einen ungeplanten Sturm in die Zettelwirtschaft und macht dem Ganzen wortwörtlich einen Strich durch die Stundenrechnung.

Wie zeigt ein Schichtplan den Urlaub der Mitarbeiter, wie einen plötzlichen Krankheitsfall und den folgenden Ersatz, wie bewältigt ein Blatt Papier das Drama des täglichen Berufsleben? Die Antworten sind Ausstreichungen, neuer Dienstplan oder weitere Verästelungen im Baum der Personalplanung.

Von Ast zu Ast

Wenn der Schichtplan erst einmal Wurzeln geschlagen hat, ästelt sich die gesamte Personalplanung schnell weiter auf.

Aus dem Schichtplan entspringen ein Urlaubsplaner, ein System für Abwesenheit, Zeiterfassung zum Abgleich, Stundenkonten und idealerweise die Lohnabrechnung. Der Personalplaner oder Chef muss sich dann von Ast zu Ast schwingen, die verschiedenen Systeme verbinden und am Ende ein umfassendes Ergebnis vorzeigen.
Von Akte zu Akte, durch verschiedene Fächer oder Ordner, Tabellenform, Notizen oder Aufstellungen – je schwächer die Verbindungen zwischen den ganzen System ist, umso schwächer wird auch die Dienstplanung.

Schichtplan Baum

Ein starker Stamm

Die Lösung ist ein Schichtplan, der eben nicht nur Schichtplan ist. Urlaubsplaner, Abwesenheiten und Krankenmeldungen in eine Tabelle unterzubringen, stellt für viele am Anfang mit Markierungen und Zusätzen erst einmal kein Problem da. Aber je mehr Mitarbeiter in einen Betrieb eintreten umso unübersichtlicher wird das und somit auch ineffektiv. Und Unübersichtlichkeit ist erst einmal der Tod jeder Betriebsorganisation.

Die Verbindung in einer Datei oder durch ein Programm, um das gesamte Repertoire der Personalplanung zu bündeln ist zum Glück in Zeiten der digitalen Vernetzung wirklich kein Problem mehr. Für jedes einzelne Instrument ein Programm, ein Ordner oder ein Blatt Papier? Möglich, nicht effektiv oder elegant.

Die Idee eines Schichtplanes, der irgendwie alles auf einmal ist, ist die Ausgangsbasis für shyftplan. Statt verschiedene Programme anzubieten, durch die sich der User klicken muss, um am Ende die Lohnabrechnung zu erhalten, nimmt shyftplan als Basis direkt den Schichtplan – als starken Stamm für alle weiteren Verästelungen.

Das Ergebnis trägt reiche Früchte

Der Vorteil von shyftplan ist nicht nur die Komfortfunktion, sich nicht durch verschiedene Tabellen klicken oder diese miteinander verbinden zu müssen (wie das bei Excel mühseelig mit Formeln auch möglich ist). Das eigentliche Ergebnis ist umso reicher, je mehr man in einem Programm die gleichen Zahlen korrigieren auswerten kann. Der Schichtplan als Basis mit Korrekturen aus der Zeiterfassung, den Änderungen durch Urlaubsplaner und Abwesenheiten, Stundenkonten in der Erfassung mit jeweiligen Daten zur Lohnabrechnung hin. Das ganze digital und somit wesentlich klarer dargestellt und schon wird aus dem Schichtplan weit mehr als nur ein Schichtplan.

shyftplan, der Multi-Dienstplaner, gibt jedem Betrieb die ganze Pailette der Personalverwaltung, ohne zu überladen oder viel zu kosten.

Direkt auf shyftplan anmelden und sich überzeugen lassen: Mehr ist manchmal eben doch mehr.

Schichtplan Ansichten

Mehr ist mehr beim Schichtplan?
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