Die Gastronomie … Als Außenstehender gibt man sich gerne der Illusion hin, dass das Schmeißen eines Restaurants, Cafés oder einer Bar kein Hexenwerk ist. Schließlich müssen ja nur Bestellungen aufgenommen, das Essen gekocht, Cocktails zubereitet und serviert werden. Geht dann doch etwas schief, fällt das Urteil umso gnadenloser aus – ganz nach dem Motto: Das kann ja nicht so schwer sein! Dass ein Restaurant aber auch nur ein Betrieb ist, der sich ebenso wie alle anderen mit krankheitsbedingten Ausfällen, verzögerten Lieferungen u.ä. herumplagt, wird dabei häufig vergessen. Natürlich sollten gerade Gäste nicht merken, wenn hinter den Kulissen etwas nicht rund läuft. Mit einfachen ad hoc Aktionen, wie kurzfristig eingestellten Aushilfen, ist es allerdings nicht getan. Um unangenehme Überraschungen wie Personalausfall abfangen zu können, muss am Fundament angesetzt werden: der Personalorganisation.

 

Dienstplan Restaurant Hotel Bar Cafe

2 Problemfelder

Im Ende sind es in der Mitarbeiterorganisation immer zwei Dinge, die jedem Gastronom das Leben schwer machen. Die Diversität von Anstellungsverhältnissen und von Arbeitsbereichen. Das Ganze lässt sich einfach zusammenfassen: Umso mehr verschiedene Mitarbeiter und umso mehr Arbeitsbereiche, desto höher der Organisationsaufwand. Aber warum gilt diese Korrelation überhaupt?

1. Unterschiedliche Anstellungsverhältnisse

Unterschiedliche Anstellungsverhältnisse führen bisher zwangsläufig zu mehr Papierkram. Während die einen ein festes Gehalt bekommen, arbeiten andere auf einer festen oder flexiblen Stundenbasis und wieder andere sind als Minijobber angestellt. Das verkompliziert nicht nur die Erstellung von Lohnabrechnungen, sondern auch die Schichtplanung. Wer arbeitet wann, wie viel und was passiert, wenn plötzlich jemand ausfällt?

2. Unterschiedliche Arbeitsbereiche

Natürlich kann ein Mitarbeiter nicht mal eben mit einem anderen tauschen, wenn die Arbeitsbereiche unterschiedlich sind. Diese Problematik verstärkt sich, je mehr Arbeitsbereiche vorhanden sind, gerade in Hotels oder großen Restaurants. Wer wo eingeteilt ist und wer im Falle eines Falles bereitsteht, um als Ersatz einzuspringen, muss immer im Blick behalten werden.

 

Schichtplan Hotel Gastronomie Restaurant Cafe

Die Lösung

Um diesem Wust an Aufgaben zu begegnen, sollten vor allem zwei Dinge beachtet werden: Zuständigkeiten müssen klar strukturiert und Informationen an einem Ort abrufbar sein.

Mit steigender Mitarbeiterzahl gewinnt das Management von Zuständigkeiten zunehmend an Relevanz. Für einen einzelnen Personalverantwortlichen wird es schlicht unmöglich den Überblick über alle Arbeitsbereiche wie Küche, Bar und Service und deren mögliche Pain Points zu behalten. Es werden also entweder bestimmte Rechte an Mitarbeiter innerhalb dieser Bereiche abgegeben oder man nutzt die Anzahl der Mitarbeiter für sich und gibt ihnen die Möglichkeit, sich selbst in einem Dienstplan zu organisieren. Damit bei diesem Unterfangen kein heilloses Durcheinander ausbricht, ist Hilfe von außen gefragt. Eine Online-Software wie shyftplan.com gibt den Mitarbeitern beispielsweise die Möglichkeit, Schichten untereinander zu tauschen, ohne Personalverantwortliche zu involvieren. Aber auch das Einspringen bei Krankheit kann unter den Mitarbeitern geregelt werden, ohne dass dem Ersatz hinterhertelefoniert werden muss. Ermöglicht wird das dadurch, dass der Dienstplan online erstellt wird und verfügbar ist und so immer alle Mitarbeiter Zugriff darauf haben.

 

Informationen aus allen Arbeitsbereichen effizient managen

Sobald allerdings das Informationsmanagement betroffen ist, stößt eine kollaborative Arbeitsweise an ihre Grenzen. Mitarbeiterdaten, Lohnabrechnungen usw. sind ein heikles Thema, auf das nur ausgewähltes Personal Zugriff haben sollte. Trotzdem lässt sich Ordnung in das Datenchaos bringen, und zwar schlicht und einfach indem alles an einem Ort gespeichert wird. Damit ist natürlich nicht gemeint, dass alle Dokumente egal welchen Formats in einem Ordner hinterlegt werden. Vielmehr ist es wichtig alle Daten in ein Programm einzuspeisen, das sich intelligent durchsuchen lässt und so immer die Information bereit hält, die gerade benötigt wird. Auf shyftplan.com kann das Personal zum Beispiel nach Standorten und Arbeitsbereichen sortiert und angezeigt werden. Es können aber auch einzelne Mitarbeiter, deren Stundenzahlen und Abwesenheiten abgerufen werden – die eben mithilfe des Online-Dienstplans erfasst wurden. Gleichzeitig hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, seine lohnabrechnungsrelevanten Daten eigenständig zu ändern, z.B. im Falle einer neuen Adresse aufgrund eines Umzugs.

 

Mitarbeiter einbinden, Informationen organisieren

Auch mit vielen Arbeitsbereichen und noch mehr Mitarbeitern ist man so immer auf dem neuesten Stand und hat alles im Blick. Egal ob Restaurant, Hotel oder Café, als Manager in der Gastronomiebranche sollte man sich an das Credo halten: Mitarbeiter einbinden, Informationen organisieren. Dank effizientem Informationsmanagement wissen Personalverantwortliche so immer, wer wann für welchen Arbeitsbereich eingeteilt ist, auch in komplexeren Betrieben, wie Hotels. Gleichzeitig können Mitarbeiter aus dem gleichen Arbeitsbereich selbstständig Schichten tauschen. Man gewinnt somit nicht nur den Überblick zurück, sondern erhält auch die Möglichkeit, Zeit und Geld zu sparen.

 

 

Gastronomie: So behältst du alle Arbeitsbereiche im Blick