Fehlerquellen im Dienstplan

Horror-Story im Dienstplan

Der Horror eines jeden Dienstplaners: Der Schichtplan wurde veröffentlicht und bis zum Tag X ist niemandem aufgefallen, dass noch Schichten unbesetzt sind. Fast genau so schlimm: Kurz vor Tag X fällt auf, wo noch jemand fehlt und es will sich einfach niemand finden, der die Lücke im Dienstplan zu füllen vermag.

Mit shyftplan gehst du diesen Dramen von Anfang an aus dem Weg. Unser Schichtplan informiert dich, wenn noch Schichten unbesetzt sind und du hast sogar die Möglichkeit, die noch offenen Schichten zur Bewerbung freizugeben. So können sich deine Mitarbeiter selbstständig auf die Schichten bewerben. Diese Schicht-Bewerbungen können dann entweder automatisch akzeptiert oder noch mal vom Schichtplaner abgesegnet werden. So kann dein Team mithelfen, den Dienstplan zu füllen und alle sind happy.

 

Dein Dienstplan sieht doppelt

Während Überbesetzung manch einem vielleicht wie ein Luxusproblem erscheint, so schlägt sie doch zu Buche, wenn sie zur Regelmäßigkeit wird. Ein effizienter Dienstplan erfordert einen guten Überblick über die verschiedenen Arbeitsbereiche, deren Bedürfnisse und die verfügbaren Ressourcen.  Geht dieser Überblick verloren, erschwert dies die Schichtplanung ungemein und eine ineffiziente Verteilung der Ressourcen ist oft die Folge.

Mithilfe von shyftplan siehst du immer, in welchen Arbeitsbereichen noch Schichten zu belegen sind und wie viele Mitarbeiter wo eingesetzt werden sollten. Unser Schichtplan informiert dich, falls du versehentlich einen Dienst überbesetzen möchtest und unterstützt dich so in der Schichtplanung.

 

Mein Name ist Hase und ich weiß von nichts

Wie schon in unserem letzten Blogpost beschrieben, ist Kommunikation manchmal kompliziert und das vor allem, wenn es um Dienstplanung geht. Wie oft ist es dir schon untergekommen, dass wichtige Infos irgendwo am Bermuda-Dreieck falsch abgebogen sind, nie beim Empfänger ankamen und so zu Problemen im Schichtplan und der täglichen Arbeit geführt haben?

Mit shyftplan kannst du alle wichtigen Informationen zum Schichtplan an einem Ort bündeln und alle betroffenen Mitarbeiter informieren, sobald sich etwas ändert. So sind alle auf dem gleichen Stand und wichtige Infos müssen gar nicht erst am Bermuda-Dreieck vorbei.

 

 

Arbeitszeiten im Dienstplan

Stunden-Chaos im Schichtplan

Mitarbeiter haben meist eine maximal verfügbare Anzahl an Stunden, in denen sie eingeteilt werden (z.B. 40h/Woche) oder einen maximalen Verdienst (z.B. 450€/Monat), den sie erhalten können. Behält man hier nicht den Überblick, wird schnell über die Stunden- oder Lohn-Grenzen hinaus geplant bzw. manche Mitarbeiter werden zu viel und andere zu wenig eingeteilt.

Mit shyftplan kannst du dir deine Mitarbeiter im Schichtplan nach geplanten oder verbleibenden Stunden sortieren und siehst somit immer genau, wen du am besten wieviel einplanst.

Wenn du möchtest, kannst du dir sogar Warnungen anzeigen lassen, falls du deine Mitarbeiter über ihre verfügbaren Stunden hinaus einplanst oder die verfügbaren Stunden als „bindend“ festlegen, sodass Mitarbeiter gar nicht erst darüber hinaus eingeplant werden können.

 

Planung vs. Realität

Die exakte Buchführung über tatsächlich geleistete Arbeitsstunden ist ebenfalls eine häufige Fehlerquelle. Der Abgleich von Soll- und Ist-Stunden ist besonders wichtig für die monatliche Abrechnung und sollte deshalb immer akkurat geführt werden. Besonders in größeren Unternehmen kann dies schnell untergehen und zu Problemen führen.

Spar dir diesen Stress mit der digitalen Stempeluhr von shyftplan. Deine Mitarbeiter melden sich mit einem persönlichen, vierstelligen Code zu ihren Diensten und Pausen an und ab, sodass die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden automatisch im Dienstplan erfasst und mit den Soll-Stunden abgeglichen werden. Problem gelöst! Du sparst dir dadurch nicht nur eine Menge Aufwand sondern auch eine besonders große Problem- und Fehlerquelle.

 

Mal wieder alle im Urlaub außer dir?

Für die Dienstplanung ist es enorm wichtig, den Überblick über die Urlaubsplanung zu behalten. Wer ist wann im Urlaub, will wann wie lange Urlaub nehmen und kommt wann genau wieder?

Zum Glück musst du dir das nicht alles merken! shyftplan hält dich stets auf dem Laufenden über den Stand der Dinge in deinem Urlaubsplaner. Und da unser Dienstplan und der Urlaubsplaner dicke Freunde sind, tauschen sie sich regelmäßig aus damit bei der Dienstplanung auch nichts schiefgehen kann. Dein Dienstplan hält alle wichtigen Infos zu Abwesenheiten deiner Mitarbeiter für dich bereit und dein Urlaubsplaner verschafft dir den detaillierten Überblick, den du brauchst um die Urlaubsanträge deiner Mitarbeiter zu bearbeiten.

 

Ruhestörung im Dienstplan

Wir haben uns hier ja schon ausführlich über Ruhezeiten ausgelassen und es ist tatsächlich nicht ganz einfach, die Ruhezeiten für alle Mitarbeiter in deine Dienstplanung miteinzubeziehen.

shyftplan macht es dir auch hier leicht: Lege einfach bestimmte Ruhezeiten an und lass dir bei Unterschreitung dieser Ruhezeiten im Dienstplan eine Warnung ausgeben! Und schon hast du eine Sorge weniger.

 

Pausenloser Schichtplan

Das gleiche gilt übrigens für Pausen: Lege am besten direkt fest, wie lang die Pausenzeiten bei bestimmten Schichtlängen sein sollen und shyftplan übernimmt den Rest! Das nächste Mal, wenn du eine Schicht erstellst, wird die festgelegte Pausenzeit direkt mit eingeplant und du musst keinen Gedanken daran verschwenden. Und wenn wir ehrlich sind: Du kannst sicher auch hin und wieder mal eine Pause vertragen! 🙂

 

Einer für alles?

Du bist der einzige, der die ganze Dienstplanung im Blick hat, weiß wer wann Zeit hat und am liebsten wo arbeitet. Super! Aber was, wenn du doch mal krank wirst? Und das am besten genau dann, wenn ein neuer Dienstplan fällig ist. Damit dein Dienstplan auch dann nicht den Bach `runter geht, hat shyftplan eine Lösung für dich:

„Teilen“ lautet hier das Stichwort, und zwar die Verantwortung. Lege Manager fest, die die Planung für dich (oder wen auch immer) übernehmen können. In shyftplan kannst du genau festlegen, was jeder Manager sehen und tun kann. So behältst du den Überblick und deine Schichtplan-Manager bekommen alle Infos, die sie zum Planen brauchen.

 

Kopiere deinen Dienstplan

Täglich grüßt der Dienstplan

Die mit Abstand beliebteste „Fehlerquelle“ ist jedoch zu viel Aufwand. Einen Schichtplan zu erstellen (am besten noch mit Excel oder gar Zettel und Stift) kostet teilweise wahnsinnig viel Zeit und Nerven, obwohl es das wirklich nicht mehr müsste.

Mit shyftplan musst du nicht jede Woche von vorn beginnen und dich wie Sisyphos fühlen! Du kannst deinen Plan einfach kopieren und mit in die nächste(n) Woche(n) nehmen. Und ist dein Firmenprofil einmal ordentlich eingerichtet, sind viele Arbeitsschritte und Einstellungen gar nicht mehr nötig und dein Schichtplan nimmt dir jede Menge Arbeit ab. Und als kleines (oder großes!) Bonbon dazu kannst du dir deinen Dienstplan bei shyftplan mithilfe von 36 verschiedenen Ansichten genau so zurechtrücken, wie es für dich am meisten Sinn ergibt. Der perfekte Dienstplan eben!

 

Jetzt bleibt uns eigentlich nur noch eins zu sagen: Ab zu shyftplan.com, registrieren und 14 Tage lang kostenlos testen wie einfach Schichtplanung sein kann. 🙂

 

Die 10 häufigsten Fehlerquellen im Dienstplan
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