Ein guter Schichtplan ist in vielen Branchen der Schlüssel für eine effektive Dienstplanung und Personalverwaltung. Gastronomie, Pflege, Hotellerie und Einzelhandel – ohne einer kompakten Übersicht, wer wann wo arbeitet, bricht schnell das Chaos aus.
Da ist es ironisch, wenn diese Schlachtpläne der personaltechnischen Einsatzführung so chaotisch wirken, dass sich niemand mehr zur richtigen Zeit einfindet. Auch wenn ein Schichtplan simpel aussieht und es viele Hilfestellungen gibt, liegen auf dem Weg einige Stolpersteine.

Darum findest du hier einige Fehler, die immer wieder im Schichtplan auftreten und wie sie mit shyftplan für dich gelöst werden.

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Viel gewollt, nichts gekonnt

Als Dienstplaner ist man verantwortlich für seine Mitarbeiter. Dann will man jeden auf dem Blatt Papier oder in der Excel-Tabelle unterbringen. Zusammen mit den Wochentagen, Arbeitsbereichen und Standorten soll sehr viel Information aufgezeigt werden – das geht dann auf Kosten der Übersichtlichkeit.
Die Optionen sind dann Din A3 und großformatige Pläne oder ein Spiel mit Farben und Abkürzungen. Hier sitzen aber einige Fehlerquellen und der Mitarbeiter findet sich oft nicht mehr zurecht. Wenn D.S. die Woche über Frühdienste im AB1 zugewiesen kriegt, wird das auch mit pinker Markierung nicht übersichtlicher.
In Excel kann man zwar Namen und Arbeitsbereiche ausschreiben, aber mit breiten Tabellen und mehreren Angestellten wird ein einfacher Schichtplan so unübersichtlich wie Buchhaltungsabrechnungen ganzer Monate.

Die Erstellung übersichtlicher Pläne mit dem Fokus auf die wichtigsten Daten ist eine Kunst, die nicht jeder beherrscht, auch wenn er in der Personalplanung sitzt. Auch das Lesen wird zur schwierigen Aufgabe, wenn nicht jeder seine persönlichen Arbeitszeiten aus einem Plan herausfiltern kann. Gedruckt ist das unmöglich, selbst in Excel zumindest noch schwierig.

shyftplan kürzt, fokusiert und filtert

shyftplan kürzt die Mitarbeiternamen auch ab, arbeitet ebenfalls mit Farben und passt auf ein Din A4 Blatt. Aber als digitaler Plan bleibt die Übersichtlichkeit durch Einblendungen erhalten und statt eines Kürzels oder einer Farbe, kann für jeden Mitarbeiter zusätzlich ein Bild hinterlegt werden. Das hilft spätestens dann, wenn mal zwei Eingeplante die gleichen Initialen haben.

Dadurch, dass der Plan nicht gedruckt werden muss oder in einer starren Tabelle untergebracht wird, kann jeder Mitarbeiter mit 24 Ansichten genau das herausfiltern, was er sehen will. Seine eigene Schichten, die jeweiligen Arbeitsbereiche, Wochenansichten oder Tagesansichten – der Fantasie und dem Überblick sind keine Grenzen gesetzt.
Normalerweise würde das eine gewaltige Anzahl an Exceltabellen oder Papierbögen bedeuten, mit shyftplan ist es einen Bildschirm mit Filtern untergebracht.

Zur falschen Zeit am falschen Ort

Selbst wenn die ideale Darstellung von Arbeitszeiten und Co. gelungen ist, muss der Plan noch an Frau und Mann gebracht werden. Das klingt einfacher als es ist.

Das übliche Drucken und Auslegen am Arbeitsplatz bringt zwei Nachteile mit sich: Zum einen müssen dafür die Mitarbeiter erst mal in den Betrieb kommen, um zu sehen, wann sie eigentlich arbeiten (was so paradox ist, wie es klingt), zum anderen gehen solche Pläne auch mal schnell unter, werden verschmutzt, abgeändert oder verschwinden unter einem Ordner. Druck sollte sowieso keine Lösung mehr sein oder zumindest rein optional erwogen werden, allein schon wegen der Umwelt.
E-Mails sind beliebt, wenn die Dienstplanung über Excel läuft. Aber sie sind nicht sicher oder landen direkt im Spam Ordner. Dort übersieht der Mitarbeiter wiederum seine Arbeitszeiten.

Mobiles shyftplan – mobiler Schichtplan

Mit shyftplan kann jeder direkt auf seinen Plan zugreifen, sobald der online freigegeben wurde – völlig ohne Umwege. Durch deutsche Server sind die Pläne wesentlich besser abgesichert als beispielsweise die E-Mail made in Germany. Dank Apps wird die Personalplanung auch auf die Smartphones und Tablets gezogen – der Plan ist immer dabei und muss nicht einmal gedruckt werden.  Da wird er auch nicht mehr übersehen.

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Korrekturen und Änderungen führen zu Chaos

Papier vergisst nicht – oder zumindest sehr schwer. Wenn etwas erst mal gedruckt wird, ist jede Korrektur eine Verschlechterung der Ansicht. Neu drucken kostet wiederum Papier und Geld und kleinste Änderungen, wie bei einem einzelnen Dienst oder Mitarbeiter, werden einfach nicht deutlich genug.
Die nachträgliche Korrektur von Excel-Dateien bringt auch Nachsendungen mit sich, ist unflexibel, noch schwerer zu erkennen und führt schnell zum Chaos.

Alles was erst einen Weg von der Planung zum Mitarbeiter gehen muss, ist einfach zu starr. Gutgemeinte Anpassungen und Korrekturen bringen auf dieser Strecke die meisten Fehler in den Schichtplan.

Gerade geändert – schon im Schichtplan

Was bei shyftplan im Schichtplan geändert wird, sieht man auch direkt auf dem Handy oder Bildschirm zuhause. Es ist der gleiche Plan, der nicht nachträglich zugepflastert wird mit Korrekturen, dabei aber Änderungen trotzdem verdeutlicht.

Dazu gibt es für die jeweiligen Mitarbeiter auch Push Benachrichtigungen aufs Handy – wenn der das will. Es gibt kein mühseeliges Suchen unter zusätzlichen Notizen für die Mitarbeiter, der Plan bleibt sauber und ansehnlich und Änderungen sind kenntlich gemacht.

shyftplan löst Probleme…

… wo sie im Schichtplan entstehen können.

Manchmal hat man sein perfektes System gefunden, die ideale Tabelle, die beste Markierung, ein gutes System bei Änderungen und Abkürzungen. Aber statt sich auf dem Weg dorthin abzumühen, kann man auch einfach shyftplan nutzen.

Wir kennen die Hindernisse in der Personalplanung und tragen dich über sie hinweg. Einfach auf www.shyftplan.com anmelden und die Probleme vergessen.

 

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Fehler im Schichtplan?
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