Wenn alle grundlegenden Informationen in shyftplan hinterlegt sind (siehe “Was muss vor der ersten Lohnabrechnung alles erledigt sein?”), gehst du im Menü links auf “Abrechnung”. Über den grünen Button “Stammdaten senden” solltest du für alle neu eingestellten Mitarbeitern bis zum 10. des Monats den vollständig ausgefüllten Personalfragebogen übermitteln. Ist dieser unvollständig, kann für den jeweiligen Mitarbeiter eventuell keine Lohnabrechnung erstellt werden. 

Am 17. jeden Monats muss in shyftplan die Prognose für den jeweiligen Monat an uns übermittelt werden. Diese dient der Meldungen an die Krankenkassen bzw. Knappschaft und, je nach Abrechnungsart, zusätzlich als Grundlage für die monatliche Lohnabrechnung. Im Menüpunkt „Abrechnung“ findest du in einer Monatsübersicht alle gearbeiteten Stunden deiner Mitarbeiter mit dem entsprechenden Lohn als Arbeitnehmerbrutto und eine Auflistung von Urlauben und Abwesenheiten. Wenn du auf eine Mitarbeiterzeile klickst, öffnet sich unterhalb eine Detailansicht der verschiedenen Bezahlungstypen und Abwesenheiten. Bitte überprüfe hier noch einmal die Daten auf ihre Richtig- und Nachvollziehbarkeit. Am Ende der Mitarbeiterzeile findest du entweder einen kleinen grünen Haken oder einen roten Kreis. Der rote Kreis bedeutet, dass der Mitarbeiter noch mindestens eine diskutierte Schicht hat, die von dir noch nicht ausgewertet wurde. Gleichzeitig siehst du links neben der Monatsübersicht eine Warnung und der Button “Jetzt abrechnen” ist ausgegraut (siehe “Was bedeutet “1 Mitarbeiter mit Schichten im Disput”?”).
Sobald alle Schichten für alle Mitarbeiter im betreffenden Monat ausgewertet sind, kannst du die Prognose „Jetzt abrechnen“. Solltest du deine Lohnabrechnung über shyftplan machen, leiten wir deine Daten automatisch an unser kooperierendes Lohnbüro weiter. Wenn du uns nur zur Lohnvorbereitung nutzt, kannst du jetzt alle wichtigen Daten über den grünen Button “Exportieren” oben rechts exportieren und an dein Lohnbüro bzw. Steuerberater weiterleiten.

Zwischen dem 1. und 5. des Folgemonats musst du noch die Korrektur abschließen, um den aktuellen Monat endgültig abzurechnen. Diese findest du ebenfalls unter dem Menüpunkt “Abrechnung” links in der Box neben der Monatsübersicht. Die Korrektur dient, je nach Abrechnungsart,  als Grundlage für die Lohnabrechnung oder als Korrektur der Prognose, falls sich seitdem Daten geändert haben, die im Folgemonat verrechnet werden müssen. Bitte überprüfe hier noch einmal, dass alle Daten logisch erscheinen und falls es noch diskutierte Schichten gibt, werte diese aus. Dann klickst du auf den grünen Button “Jetzt abrechnen” und wir senden die Daten direkt an das Lohnbüro weiter bzw. dir stehen alle wichtigen Exporte zur Verfügung.