Balken, Zahlen, Kürzel, Paragraphen, Farben oder graue Flächen und Tabellen – Verwaltung in Betrieben wird noch immer in einem undurchsichtigen Konstrukt dargestellt, an dem die Mitarbeiter schon mal verzweifeln können und dürfen.
Denn Betriebsführung und ihre kleinen, zahlreichen Zweige sind eine Wissenschaft, und wie jede Wissenschaft gibt es hier eine eigene Sprache, Technik und Darstellung.

Daher gibt es in vielen Abteilungen auch immer noch den einen Experten, der alles überblickt. In der Personalplanung jonglieren einzelne Mitarbeiter oder kleine Teams mit Dienstzeiten, Stundenkonten, gesetzlichen Ansprüche, Schichten und Personalakten. Sie kontrollieren im Idealfall mit einem Blick, was für viele wie höhere Mathematik aussieht.
Das alles gibt diesen Mitarbeitern die Professionalität, die jedes Unternehmen braucht. Aber wahre Experten in der Verwaltung sind teuer, werden selten und ihnen wird das Leben mit dieser Informationsmasse und Organisationsbewältigung nur schwerer gemacht.

Personalplanung

Einmal mit Profis arbeiten

Dabei stimmt es nicht mal mehr, dass nur Vollblut-Experten in der Personalabteilung oder Buchhaltung sitzen. Das hat zwei Gründe:

In kleinen Unternehmen, Startups oder Läden sitzt der Chef oft selbst an Dienstplan, Schichten und der gesamten Planung für seine Mitarbeiter. Je nach Branche sind das dann nicht die Profis in der Verwaltung – können und müssen sie auch gar nicht sein.

Es arbeiten obendrein immer weniger Arbeitnehmer in ihrem ursprünglichen Arbeitsbereich. Auch in großen Unternehmen werden Posten gerückt oder jungen Mitarbeitern neue Möglichkeiten eröffnet. Einarbeitung und Weiterbildung im laufenden Betrieb ist auch wichtig. Aber Neuzugänge in der Personalabteilung knallen dann erst mal gegen eine Wand von tiefen Mechanismen und Programmen. Excel und Co. sind da noch die kleinsten Hürden. Die Welt der Organisation hüllt sich in einen undurchsichtigen Nebel von Zahlen, zum Nachteil eines jeden Quereinsteigers und damit auch des Betriebes.

Zahlen in Bilder auflösen

In der Schule lernt man Zahlen in Bilder und Diagramme umzusetzen. In der Uni vertieft sich dieses Wissen mit Präsentationen für Kommilitonen, und der Student lehrt neben dem Lernen. Auf der Arbeit sollen den Kollegen in Besprechungen immer wieder komplizierte Vorgänge einfach erklärt und dargestellt werden.

Die Buchhaltung erklärt bei Bedarf den Lohnzettel, die Personalabteilung muss den Schichtplan verständlich gestalten und die Unternehmensleitung sollte ihren Mitarbeitern Sinn und Stoßrichtung der Projekte auch mal nahebringen.

Da kann man die Frage stellen, warum man immer erst den Umweg über die Zahlen geht, statt von Anfang an auch anschaulich zu planen? So würde der Planer das Ergebnis nicht mehr umwandeln müssen, der gesamte Prozess einer Unternehmensorganisation wäre vereinfacht und für andere nachvollziehbar, ohne große Erklärungen.

Personalplanung 2

Kooperation ist, wenn…

Komplizierte Prozesse in eine nachvollziehbaren Darstellung zu bringen, ist nicht nur für den Nicht-Experten hilfreich. Die Mitarbeiter in der Planung können durch einfachere Prozesse auch ihre Kollegen einbeziehen. Kooperation ist gerade in den Bereichen, die alle betreffen, die beste Wahl – Personalplanung, Buchhaltung, Management etc.

Kooperation entsteht, wenn wirklich alle verstehen, wovon sie sprechen, weil sie alle auf die gleichen Daten zurückgreifen und diese verarbeiten können.

shyftplan wandelt Zahlen zu Bildern zu Zahlen

Digitale Anwendungen können helfen, außer Zahlen ein klares Bild zu gewinnen. shyftplan macht das für die Personalplanung; als Abteilung, die für nahezu alle Arbeitnehmer wichtig ist.

Orientiert an dem traditionellen Schichtplan, fließen möglichst viele Vorgänge bei uns zusammen, werden einfach erklärt und in eine handhabbare Gesamtform gegossen – für Planer und Mitarbeiter.

Was dahinter steht, ist das eigentlich wichtige Konzept: Nicht nur das Ergebnis muss simpler sein, der gesamte Vorgang soll nachvollziehbarer werden.
Das bedeutet nicht, dass Personalplanung dadurch an der wichtigen Struktur und ihren Regeln vermissen lässt und dadurch nicht mehr effektiv ist. Es heißt einfach nur, dass der ganze Vorgang schneller, besser und am Ende sogar schöner wird.

Aus den Tabellen und Bildern, die shyftplan produziert, lassen sich am Ende dann auch wieder die Zahlen und Angaben gewinnen, die beispielsweise der Steuerberater will. Für diejenigen, die noch immer gerne mit Zahlen jonglieren (oder das müssen) ändert sich also nichts.

personalplan

Auf www.shyftplan.com kann man sehen, wie leicht sich die Personalplanung gestalten lässt. Für jeden Mitarbeiter einsehbar, mit jedem Mitarbeiter gestaltet und von jedem Mitarbeiter verstanden.

Auswertungen werden dadurch verständlich, können aber weiterhin exportiert werden (auch als Zahlen und Tabellen, für Excel oder CSV).

Personalplanung – effektiv ist einfach
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