Konflikte vermeiden in der Dienstplanung

1. Teamwork (in der Dienstplanung) makes the dream work


Um die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit dem Dienstplan sicher zu stellen, ist es empfehlenswert, diese von Anfang an in die Schichtplanung einzubeziehen. Dienstplanung birgt oft Konfliktpotential, da meist nicht alle Schichtwünsche berücksichtigt werden können. Umso wichtiger ist es, die Entscheidungen für die Mitarbeiter nachvollziehbar darzulegen, um Transparenz zu schaffen und damit Verständnis zu fördern.Durch die Integration der Mitarbeiter in die Planung, können Planungs-Entscheidungen besser nachvollzogen und Wünsche von Anfang an fair mit einbezogen werden.

Auf weitere Vorteile von Teamwork im Schichtplan gehen wir im Einzelnen auch in diesem Blogpost noch mal ein.

 

 

2. Datenschutz auch in der Dienstplanung


Die Einbindung der Mitarbeiter in die Dienstplanung sollte jedoch keinen negativen Einfluss auf den Datenschutz in der Dienstplanung haben. Der Schutz der im Dienstplan enthaltenen, personenbezogenen Daten der Mitarbeiter muss nach wie vor gewährleistet sein.

In diesem Blogpost haben wir bereits erklärt, weshalb der diskrete Umgang mit dem Dienstplan dringend erforderlich ist. Die Einsicht aller Angestellten in die Urlaubs- oder Krankheitstage der Kollegen sowie deren Schichten und Überstunden kann Spannungen innerhalb des Teams erzeugen. Um dies zu vermeiden, kann der Dienstplan bei der Veröffentlichung beispielsweise anonymisiert werden. Optimal ist diese Lösung allerdings nicht, denn trotz der Anonymisierung darf der Dienstplan nicht abfotografiert oder im Ganzen verschickt werden.

shyftplan bietet hierfür die perfekte Lösung: Mit shyftplan haben alle Mitarbeiter immer den aktuellen Dienstplan zur Hand, der Einblick der Mitarbeiter in die Daten der anderen Mitarbeiter ist jedoch eingeschränkt und durch die Rechteverwaltung in shyftplan für den Arbeitgeber klar regulierbar.

 

 

3. Mitarbeiterkommunikation in der Dienstplanung groß schreiben

Nach der Erstellung ist vor der Veröffentlichung, wenn es um Dienstpläne geht.

Alle Mitarbeiter müssen über den Dienstplan in Kenntnis gesetzt und später gegebenenfalls über nachträgliche Änderungen informiert werden. Dies kann für den Arbeitgeber eine nervenaufreibende Aufgabe darstellen, vor allem da Informationen dieser Art in vielen Betrieben auch heute noch über Aushänge verteilt werden. Welche Schwierigkeiten diese Art der Informationsverbreitung mit sich bringt, haben wir bereits in unserem Blogpost über den Datenschutz in der Dienstplanung diskutiert.

Ein digitaler Kommunikationskanal bietet hier viele Vorteile: Freelancer, Mitarbeiter im Homeoffice oder Urlaub sowie grundsätzliche alle Mitarbeiter, die nicht täglich im Haus sind, haben so auch die Chance, Dienstplan-Updates zu erhalten.

Das Kontaktieren jedes einzelnen Mitarbeiters per Mail kann schon in einem kleinen Team eine extrem zeitraubende Aufgabe darstellen. Insbesondere, wenn diese Tausch- oder Änderungswünsche haben. Um die Kommunikation des Dienstplans effizient und vor allem zuverlässig zu gestalten, muss deshalb unbedingt eine geeignete Kommunikationsplattform gewählt werden.

shyftplan übernimmt die Mitarbeiterkommunikation ganz einfach für dich. Die komplette Kommunikation rund um den Dienstplan kann unkompliziert und schnell über shyftplan geregelt werden. Wichtige Informationen werden gezielt an die betroffenen Mitarbeiter weitergegeben, ohne dass persönliche Daten an Dritte gelangen. So sind deine Mitarbeiter über alle Neuerungen informiert und der Datenschutz in der Dienstplanung ist zu jeder Zeit gewährleistet.

 

4. Immer den vollen Durchblick behalten in der Dienstplanung 


Um Missverständnissen bei der Absprache oder Fehlern in der Planung vorzubeugen, ist es wichtig, stets den Überblick über Abwesenheiten, Urlaubstage sowie spontane Planänderungen zu behalten. Dabei ist es entscheidend, den Plan sowie die Mitarbeiter immer auf dem neuesten Stand zu halten. Ein analoger Plan wird durch die Berücksichtigung aller Veränderungen rasch unübersichtlich und kann allzu spontane Schichtwechsel oder Neuerungen oft gar nicht erfassen.
shyftplan bietet hierfür die perfekte Lösung: Unser Plan ist cloudbasiert und damit immer aktuell, egal wer wann von wo hineinschaut und informiert die von Änderungen betroffenen Mitarbeiter, wenn gewünscht, über Push-Nachrichten in der App.

Bei der Planung von Abwesenheiten unterstützt dich in shyftplan unser Urlaubsplaner. Dieser verwaltet die Urlaubstage deiner Mitarbeiter, verschafft dir einen Überblick über Ausfälle und erleichtert die Organisation zusätzlich. Welche Funktionen und Vorteile der Urlaubsplaner genau bietet, haben wir hier zusammengefasst.

Falls du trotzdem mal die Übersicht verlierst und versehentlich eine Schicht doppelt belegen möchtest, macht shyftplan dich darauf aufmerksam und schickt dir eine Warnung. Komfortabler und übersichtlicher geht Dienstplanung nicht!

 

5. Dienstplan to go?


Dafür zu sorgen, dass jeder den aktuellen Schichtplan hat, kann je nach Teamgröße sehr aufwendig sein. Wird dann noch die eine oder andere Print-Version des Plans bei Mitarbeitern vom Hund gefressen, wimmelt es vermutlich nur so von Anrufen und E-Mails mit Fragen zu den jeweiligen Arbeitszeiten und man kommt zu nichts mehr.

Wie schön wäre es da, wenn es eine mobile Version des Plans gäbe, die stets die wichtigsten und immer aktuellen Infos zum Dienstplan parat hält? Kein Problem mit shyftplan! Mithilfe unserer App hat jeder Mitarbeiter den Dienstplan auf dem Smartphone in der Tasche und ist so immer bestens informiert.

Krankmeldung mit Grippe aus dem Bett? Kein Problem. Über unsere App können mobil Abwesenheiten eingetragen werden. So wissen alle Beteiligten sofort bescheid und können sich direkt um Ersatz kümmern.

Was unsere App noch alles kann, haben wir hier für dich erläutert.

 

Registriere dich am besten direkt unter shyftplan.com, teste uns 14 Tage lang kostenlos und setzte unsere 5 Tipps direkt in die Tat um!

 

 

Konflikte in der Dienstplanung vermeiden mit diesen 5 Tipps
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