Die Digitalisierung macht das Büro der Zukunft zu einer demokratischen Utopie.
Jeder Mitarbeiter kann sich umfassend informieren, die Gruppen arbeiten effektiv zusammen, die Hierarchie wird flacher und die individuellen Personen können sich leichter in die Planung einbringen und hiermit besser ihr Privatleben und ihren Beruf verbinden, ohne Druck und Stress.

Die Digitalisierung macht das Büro der Zukunft aber auch zu einer totalitären Dystopie.
Über jeden Mitarbeiter ist der Arbeitgeber informiert, die Gruppen werden genau kontrolliert, die Hierarchie fällt zwar weniger auf, ist aber verstärkt und jeder individuelle Lebensstil wird genau erfasst und bewertet.

Das Büro der Zukunft steht in seiner Entwicklung am Scheideweg. Es kann gerade für die Mitarbeiter viel Gutes bedeuten, es macht aber vielen auch Angst, sobald es um die Vorstellung von totaler Überwachung geht. Denn die scheint bereits heute möglich und in vielen Fällen genutzt.

Dienstplan - Überwachung

Das Büro der Dystopie

Unternehmen, die ihre Mitarbeiter detailliert verfolgen können, ohne Detektive oder versteckte Kameras – ein Traum misstrauischer Unternehmer und ein Alptraum für jede Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung. Mehr noch, aus Träumen wird mit der Digitalisierung Realität.

Wenn man es denn möchte, kann der Standort, die Bewegung, das Tun und die Kommunikation eines jeden Angestellten genau erfasst werden – Apps und den passenden Programmen sei dank. Durch die zunehmende Vernetzung fallen viele Daten und Informationen an, die nur darauf warten, verwertet zu werden.

Aber nur, weil es vielleicht von manchen gewollt ist, ist es noch lange nicht erlaubt.
Gesetzgeber, Gewerkschaften und Datenschutzverbände haben bereits deutlich vorgeführt, dass die Angst vor dem dystopischen Büro der Zukunft nicht unberechtigt ist. Immer wieder müssen die Optionen zur Überwachung eingeschränkt werden, denn moderne Technik bringt viele auf dumme Ideen.

shyftplan ist ein Instrument der Digitalisierung und auch hier werden Daten gesammelt und verbunden, eben auch die Informationen der Mitarbeiter. Wir führen aber nicht in die Versuchung, diese zum Ausspionieren des Personals zu nutzen. Wir haben uns umfassend mit den Gefahren befasst, die einem Betrieb und seinen Mitarbeitern drohen und wie wir shyftplan am besten darauf abstimmen können.

 

Dienstplan-Kontrolle

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Sobald es um die Finanzen und Ressourcen eines Unternehmens geht, scheint Vertrauen zu seinen Mitarbeitern gut, die Kontrolle aber besser – vielleicht sogar notwendig?
Erst einmal ist Kontrolle tatsächlich hilfreich, sobald es um eine vernünftige Planung geht. Im gegenseitigen Interesse, also auch in dem der Arbeitnehmer, ist sie schließlich sogar notwendig.

Das wird zum Beispiel im Dienstplan deutlich. Die Überprüfung von Arbeitszeiten und eine genaue Dokumentation, wer wo wann wieviel gearbeitet hat, ist keine Schikane durch den Chef. Sie sind in vielen Branchen gesetzlich vorgeschrieben und werden für den Arbeitnehmer wichtig, wenn es um Gehaltsansprüche, Überstunden und Urlaubstage geht. Die Erfassung dieser Stunden kann schnell auf den Mitarbeiter zurück fallen, da Firmen sie auch weiter delegieren dürfen. Eine einfachere Kontrolle, beispielsweise durch eine digitale Zeiterfassung wie bei shyftplan, ist also weniger eine Überwachung. Sie ist eine Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter und den Betrieb.

Den Blick ins Büro erleichtern

Was wir bei shyftplan Live-Status nennen, ist der Pulsmesser eines jeden Büros. Eine Kontrolle? Auf jeden Fall! Aber eine notwendige und eine, die keinem Mitarbeiter schadet. Man erkennt bei shyftplan nur, ob jemand im Unternehmen ist. Der Chef muss nicht zusätzlich kontrollieren, wer anwesend ist, oder im Betrieb seinen Ansprechpartner suchen. Wir wissen, dass die Arbeitsleistung selbst nicht an Zeit oder der schlichten Anwesenheit am Schreibtisch bemessen wird. Daher soll unser Livestatus das auch gar nicht kontrollieren.
Aber die Dokumentation von An- und Abwesenheiten und Abweichungen vom Dienstplan ist in aller Interesse. Indem sich die Mitarbeiter mit einer Zeitstempeluhr eintragen – die digital arbeitet, einfach zu handhaben ist und minutengenau Arbeitszeiten erfassen kann – wird ein Bild des gesamten Arbeitstages gezeichnet, nicht des Mitarbeiters.

Es ist der digitale Blick ins Büro, ohne den aufmerksamen Gang des Chefs durch die Schreibtischreihen und ohne Kameras, die sich manche Firma an die Decke hängt.

Die Mitarbeiterdatenkrake

Kann ein Unternehmen mit den Daten seiner Mitarbeiter diese kontrollieren? Für die Erstellung eines Dienstplanes sind einige Informationen zu den Arbeitnehmern notwendig. Je moderner die Programme werden, umso schneller und unauffälliger werden diese Datensätze weitergegeben und verarbeitet. Die Zusammenarbeit von Suchmaschinen und E-Mail Anbietern und die daraus resultierende benutzerorientierte Werbung im Browser, eine Spionage im Kleinen kennen die privaten Nutznießer der Moderne bereits heute.

Das zeigt, dass aus vermeintlich harmlosen Angaben viel abgeleitet werden kann, möglicherweise auch über Arbeitsmotivation, Können und Leistung. Die Überwachung um die Ecke mit den Möglichkeiten in der Zukunft ist so real wie beängstigend. In einem vorherigen Beitrag haben wir daher bereits über Datensicherheit im Dienstplan bei shyftplan geschrieben.

Mitarbeitereinträge, Abwesenheiten und Verfügbarkeiten, Urlaubsplaner und Personaldaten fließen bei der Erstellung von Dienstplänen mit ein und können dementsprechend von dem Personalmanager exportiert werden. Umso mehr Sicherheitstandards werden in der Folge von shyftplan eingehalten.
Die Daten, die etwas über den Mitarbeiter preisgeben, werden durch die Mitarbeiter selbst definiert. Sie sind es, die letztendlich die Hoheit über ihre Informationen behalten. Das liegt auch daran, dass die Daten den eigentlichen Dienstplan nicht verlassen, um abgegriffen oder weiterverwendet zu werden. Die Kommunikation findet gemeinsam statt, aber nicht über E-Mails oder andere unsichere Kanäle.
Durch die Beschränkung auf ein Minimum an Daten, die den Dienstplan aber ideal unterstützen, und die hohe Sicherheit unseres Systems, wird am Ende die Planung erleichtert – für beide Seiten im Betrieb. Es ist eine freiwillige Hilfe, die der Angestellte dem Betrieb gibt und der Dienstplan mit seinen Funktionen ist ein vernünftiges Instrument, um die Interessen zu verbinden.

Durch die Mitarbeiterformulare werden obendrein nur Informationen erhoben, die ohnehin schon notwendig wären. Mit shyftplan werden diese nun wesentlich sicherer und schneller kommuniziert.

Mit shyftplan gibt nun einen Dienstplan, der auf Vertrauen und Effizienz ausgerichtet ist.

Die Angst in Vertrauen wandeln

Die Angst vor der Kontrolle ist also nicht unberechtigt. Mit den Möglichkeiten, die Betrieben in Zukunft zur Verfügung stehen werden, kann der Kontrollwahn leicht umgesetzt werden – schneller und effektiver als mit einem Stoßtrupp Kontrolleure in der U-Bahn zum Feierabendverkehr.

Daher ist es wichtig, den eigentlichen Prozess bei der Nutzung dieser Daten offen zu gestalten. Dazu gehört es für uns, zu erklären, wofür wir Informationen, unsere Zeiterfassung, Stundenkonten, Urlaubsplaner oder den Live-Status benötigen.

Auch die Unternehmen können mit den richtigen Instrumenten Misstrauen in Vertrauen verwandeln, wenn shyftplan genutzt wird. Der Dienstplan ist gut für jeden Mitarbeiter einseh- und auswertbar. Die vermeintlichen Kontrollen haben alle eine Funktion, die auch den Mitarbeitern zugutekommen und die im Gegenzug auch nicht zu verfälschen sind.

shyftplan ist für die Unternehmen entwickelt worden, damit die Personalverwaltung einfacher, moderner und schneller stattfindet. shyftplan wird aber auch von zufriedenen Mitarbeitern genutzt, die so einen Blick in das Büro der Zukunft erhalten – ohne in der Dystopie zu leben.

Auf www.shyftplan.com kann sich jeder davon überzeugen, wie wir Unternehmen und Mitarbeitern die Tools der Zukunft in die Hand geben.

 

 

Dienstplan – die digitale Überwachung?
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