Uhrzeit, Mitarbeiter, Arbeitsbereich. Viele Informationen braucht es nicht, um ein einfaches Blatt Papier in einen Dienstplan zu verwandeln. Geht es allerdings daran, den Dienstplan mit dem Personal zu teilen, erweist sich das schlichte Blatt Papier als wenig alltagstauglich. Gerade mit steigender Mitarbeiterzahl und vor allem in Betrieben mit vielen mobilen Mitarbeitern, wie z.B. in der ambulanten Pflege, kann es schnell schwierig werden, alle Mitarbeiter über ihre Schichten zu informieren. Eine alternative Organisationsmöglichkeiten ist gefragt. Aber wie lassen sich Mitarbeiter, die ständig auf Achse sind, effektiv planen?

Sonderfall: Ambulanter Pflegedienst

Im Gegensatz zum Durchschnittsunternehmen, das im Höchstfall einige wenige Mitarbeiter im mobilen Vertrieb beschäftigt, setzt sich im ambulanten Pflegedienst beinahe die gesamte Belegschaft aus mobilen Pflegekräften zusammen. Neben der Mobilität zeichnen sich die Anstellungsverhältnisse zudem durch eine hohe Diversität aus: Viele Mitarbeiter sind nicht Voll-, sondern Teilzeit angestellt. Diese beiden Tatsachen erschweren eine effektive Einsatzplanung: Manager müssen gleichzeitig Routen, Stundenzahlen und Schichtwünsche berücksichtigen.

 

Pflege Dienstplan erstellen trotz Mobilität

Mobilität – der Dreh- und Angelpunkt

Die ambulante Pflege zeichnet sich also durch ihre Mobilität aus. Mitarbeiter arbeiten bei ihren Patienten und befinden sich ergo nur unregelmäßig am selben Ort. Dieser Gegebenheit muss auch die Dienstplanung Rechnung tragen. Einsatzwünsche z.B. persönlich, telefonisch oder per Mail zu kommunizieren ist in dieser Branche ineffizient. Die Dienstwünsche müssten von den Personalverantwortlichen einzeln zusammengeführt werden, was mit steigender Mitarbeiterzahl immer unübersichtlicher wird und zu Fehlern führen kann. Hier begegnet uns zudem ein Fall, in dem das schlichte Blatt Papier absolut ungeeignet ist, um den finalen Dienstplan mit dem Personal zu teilen. Wie bringt man also Dienstplanung und Mitarbeiter zusammen an einen Tisch?

Die Anforderung: flexibel, mobil und schnell

Um den Ansprüchen einer flexiblen und mobilen Dienstplanung zu genügen, braucht es alternative Lösungen. Online gibt es bereits Programme, die sich den Schwierigkeiten bei der Planung mobiler Mitarbeiter bzw. Pflegekräfte angenommen haben.

Kern der Idee ist es, Schichtpläne online und kollaborativ zu gestalten. Die Schichtpläne online zu erstellen, hat den großen Vorteil, dass alle Mitarbeiter immer und überall – z.B. mit Smartphone oder Tablet – Zugriff auf die aktuellste Version haben. Auch dann, wenn nach der Fertigstellung noch einmal Änderungen vorgenommen werden. Zudem ist es für Mitarbeiter möglich, ihre Schichtwünsche online im Dienstplan zu hinterlegen, sodass ein Manager die Pflegekräfte nur noch den jeweiligen Schichten zuordnet. shyftplan.com, das in seiner Online-Software alle genannten Ansätze vereint, bietet Mitarbeitern darüber hinaus die Möglichkeit, im Krankheitsfall Schichten zu tauschen. Meldet sich also ein Mitarbeiter krank, kann sich ein anderer Mitarbeiter online auf dessen Schicht bewerben. So werden Ausfälle ohne den Einbezug von Managern gelöst.

 

Pflegekräfte effektiv in Dienstplänen organisieren

Dienstpläne – immer und überall verfügbar

Für die übersichtliche Planung mobiler Mitarbeiter ist es also unbedingt notwendig, Dienstwünsche gebündelt entgegenzunehmen. Statt im E-Mail- und Telefonchaos zu versinken, sollte schon früh ein Programm zur Unterstützung der Personalkoordination hinzugezogen werden. Ein Programm wie shyftplan.com bildet dabei alle Schichtwünsche übersichtlich online ab und stellt den Mitarbeitern immer den aktuellsten Dienstplan zur Verfügung. Mit der richtigen Herangehensweise spielt es somit keine Rolle mehr, ob sich Mitarbeiter gerade um Patienten kümmern oder ob sie im Büro sind: Sie haben immer und überall Zugriff auf ihre Schichten und ihren nächsten Einsatzort. Und sollte einmal jemand ausfallen, kann ein Pfleger direkt online einspringen und weiß dank dem Online-Dienstplan genau, welcher Patient als nächstes versorgt werden muss.

Pflege: Was beim Dienstplan für mobile Mitarbeiter beachtet werden sollte