Einleitung

Man sieht sie in in Flughäfen, Einkaufszentren, Banken und Läden – Sicherheitsdienste gehören zum öffentlichen Bild und sie arbeiten überall dort, wo neben der Polizei Wach und Schutz gebraucht wird.

Gerade stehen sie immer stärker im Fokus der Öffentlichkeit, denn Sicherheit ist wichtiger denn je und von einem gut funktionierenden Sicherheitsdienst profitieren alle. Sicherheitsunternehmen sind obendrein technikverliebte, moderne und große Arbeitgeber und immer auf der Suche nach Nachwuchs mit Aufstiegschancen, wie sie sonst in nur wenigen Branchen zu finden sind. Aber die organisatorischen Anforderungen sind hoch – sowohl an Betrieb wie Mitarbeiter.

Das alte Bild vom Nachtwächter und Schließdienst hat ausgedient und ein Sicherheitsdienst sollte wie jeder Betrieb immer auf der Höhe der modernen Zeit sein – gerade auch der digitalen.

Die Nachtwache

Das Bild vom Nachtwächter, der bei starkem Kaffee seine Runden auf einem Industriegelände zieht, ein dicker Schlüsselbund am Gürtel und dann erst ins Bett kommt, wenn andere aufstehen, bleibt einem im Gedächtnis. Und auch wenn es die Nachtbewachung immer noch gibt, bewachen Sicherheitsleute heute unser Geld in den hochgerüsteten Transportern oder sorgen auf Flügen für unsere Sicherheit.

Das Sicherheitsgewerbe ist komplex und je vielfältiger die Dienstleistungen sind, die privat und gewerblich verlangt werden, umso reibungsloser muss auch die Buchhaltung und Verwaltung ablaufen. Wenn der Betrieb an der inneren Ordnung stottert, wie soll sie dann die äußere aufrechterhalten?

Dabei arbeiten diese Unternehmen oft schon ungemein modern, wieso also nicht auch ihre Verwaltung?

personalplan

Spielplatz der Techniker

Wenn die Technik etwas neues auf den Markt wirft, ist der Wachschutz schnell dabei es auszuprobieren. Neue Kameras, Kommunikation, Fahrzeuge und selbst Baumaterialien, wie Sicherheitsglas, tauchen oft als erstes im Repertoire der Unternehmen auf.
Digital wachen sie mit gewaltigen Serveranlagen über die Daten ihrer Kunden oder verwahren die Unterlagen analog in abgeschlossenen Lagern.

Die Einsätze der Mitarbeiter hingegen noch auf einem gedruckten Personalplan an der Bürowand zu planen, wirkt da doch reichlich altmodisch. Ein eigener Schichtplan für jeden Angestellten, den er sich dann vor einem Nachtdienst im Betrieb abholen muss, ist auch lästig. Sogar die originalen Stechuhren mit Lochkarten finden sich noch ab und zu in den Unternehmen, statt die digitalen Alternativen auszukosten. Vielleicht müssen diese Pioniere der Technikaffinität also einfach mal darauf hingewiesen werden, was es außerhalb der eigenen Welt noch alles gibt, wovon andere Betriebe bereits profitieren.

Wenn schon, dann hier …

Die digitale Personalverwaltung ist so vielfältig, wie das Technikarsenal der Überwachungssysteme.

Dienstplan, Urlaubsplaner, Personaldaten – alles wird heute nicht mehr auf ein Blatt Papier geschrieben oder in Excel gespeichert, sondern direkt digital verarbeitet und für die Mitarbeiter online veröffentlicht. Im mobilen Bereich der Sicherheitsbranche ein gewaltiger Vorteil. Die wenigsten Sicherheitsfrauen und -männer haben einen eigenen Schreibtisch im Betrieb, warum also nicht mit einer App mobil vom Smartphone auf seine Arbeitszeiten zugreifen oder seinen Urlaub planen?

Krankheiten und somit der Ausfall eines Mitarbeiters treffen ein Gewerbe besonders stark, das täglich auf jeden Einzelnen zählen muss. Lange Telefonate, Ersatzpläne oder E-Mails verlangsamen eine spontane Planung – zeitgemäße Kommunikation gehört also zur Verwaltung dazu. Ein Live-Status sollte gewährleisten, dass ein Planer immer weiß, wo er seine Mitarbeiter findet, wer krank ist und wer stattdessen die Stelle eingenommen hat. Den gibt es nur digital – shyftplan hat ihn bereits eingebunden.

Überhaupt sind Arbeitszeiten schwierig zu protokollieren. Der Einsatzort wechselt, Nachtschichten gehören zur Norm und Pausen können schlecht erfasst werden. Die ursprünglichen Stechuhren sind ungenau, digitale Systeme mit Mitarbeiterkonten erfassen stattdessen jede Arbeitsminute. Zusammen mit den Pausen ergibt das schließlich sogar Arbeitszeitnachweise. Die sind auch vom Staat immer wieder gefragt.

Die Umsetzung der modernsten Mittel – auch in der Verwaltung – sollte gerade hier verfolgt werden.

Der gerechte Lohn

Und dann noch die Buchhaltung. In einer Branche, in der es Nachtdienste und Wochenendarbeit wie sonst nur in der Pflege gibt, sind Zuschläge und eine besondere Lohnbuchhaltung Norm.

Sicherheitspersonal wird zunehmend spezialisiert, der Ruf nach einer gründlichen Ausbildung ist gerade von den Unternehmern selbst besonders laut, aber müssen diese Betriebe dann ihre eigenen Personalverwalter aufziehen, die sich mit den besonderen Aufschlägen und Abrechnungen auskennen – Lohnbuchhalter mit Waffenschein?

Wie wir diesen Unternehmen die Sicherheit anvertrauen, so vertrauen sie viel lieber anderen Betrieben die Lohnbuchhaltung an – völlig zu Recht. Mitarbeiter, die nicht immer ungefährlich die Nächte durcharbeiten, dürfen einen korrekten Lohnzettel erwarten.

Modern, sicher und perfekt zugeschnitten – shyftplan

Kurzum haben Sicherheitsdienste das gleiche Angebot verdient, das sie selbst anbieten – ein modernes, sicheres und auf sie ausgerichtetes Gesamtpaket.

shyftplan bietet diesen Unternehmen genau das. Die Personalverwaltung zu digitalisieren ist, was wir seit 2013 angehen und auch Sicherheitsdienste sollen davon profitieren.

Über den digitalen Schichtplan werden die Arbeitszeiten der Mitarbeiter direkt, mobil und nicht erst auf gedruckten Tabellen angezeigt. Leerstellen und Änderungen durch Krankheitsfälle stellen kein Planungsdebakel mehr dar, sondern können untereinander leicht kommuniziert werden.
Die unterschiedlichen Arbeitszeiten müssen obendrein nicht mehr eigens auf Stundenzetteln eingetragen werden. Unsere Software rechnet von ganz alleine mit einer eigenen Stempeluhr die Zeiten mit Pausen hoch – ein Nachtzuschlag wird je nach Einstellung auch gleich verrechnet.

Wenn wir dann noch die Lohnbuchhaltung übernehmen dürfen, müssen sich die Betriebe um gar nichts mehr sorgen.

Mit der modernsten Personalverwaltung und zufriedenen Mitarbeitern bringen wir Sicherheitsunternehmen vor Steuerberatern, Verwaltungsproblemen und Buchhaltungsfehlern in Sicherheit – und schenken den Betrieben mehr Zeit für die Sicherheit anderer.

www.shyftplan.com – Dienstplan, Zeiterfassung und Lohnabrechnung aus einer Hand

Dienstplan in der Sicherheit