Zwischen Sprechzimmer und Büro

Physiologie, Anatomie, Pharmazie – alles, was mal im Studium gelernt wurde, nutzt der Mediziner bei der täglichen Behandlung seiner Patienten. Spätestens mit der eigenen Praxis kommen allerdings Herausforderung hinzu, die im Medizinstudium nie erwähnt wurden.

Denn eine Praxis ist ein mittelständischer Betrieb, der sich allerdings nicht auf Abteilungen wie Buchhaltung und Personalverwaltung stützen kann. Wenn nicht eigens ein Praxismanager eingestellt wird, bleibt es vor allem am Arzt hängen, sein eigenes Unternehmen mit Schichten, Urlaubsplaner und Personalakten zu strukturieren.

Den Spagat zwischen Sprechzimmer und Büro bewältigen dabei nur wenige Mediziner ohne Probleme.

 

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Personalverwaltung – der Dienstplan und seine Tücken

Eine Praxis ist kein Ein-Mann-Betrieb. Schreibkraft, Sprechstundenhilfe, Arzthelferinnen und Kollegen – es sind viele Hände notwendig, damit es in der Sprechstunde rund läuft. Um die perfekte Versorgung der Patienten zu gewährleisten, benötigt die Personalverwaltung eine klare Struktur – den Dienstplan.

Der funktioniert ähnlich wie die Behandlung eines Patienten. Individuell muss die Planung sein, nach einem festen Muster, aber flexibel bei Änderungen und immer auf die Situation abgestimmt. Der Arzt sollte als Chef der Praxis seine Mitarbeiter kennen, Arbeitszeiten einteilen können und auch die persönlichen Wünsche berücksichtigen. Der Dienstplan ist die Übersicht des eigentlichen Arbeitstages – wer wann wo was arbeitet, wer Urlaub hat und wer krank ist. Bei der Organisation der Praxis ist er der unverzichtbare Leitfaden.

Digital oder Papier?

Als Arzt ist man es gewohnt, auf dem aktuellen Stand der Technik und Forschung zu arbeiten. Abgesehen von Behandlungen sollte das auch die Organisation in der Praxis betreffen. Patientenakten werden nicht mehr aus dem Aktenschrank geholt und ins Sprechzimmer getragen, sondern mit einem Klick vom Arzt aufgerufen. Termine sind im digitalen Kalender verzeichnet und Arztbriefe oft als Vorlage auf den Computern hinterlegt.
Auch bei der Personalverwaltung lohnt es sich zu modernisieren. Der Schichtplan gedruckt und mit Marker farbig gestaltet in der Teeküche? Veraltet und unpraktisch. Auch die vielgeliebte Excel-Tabelle mutet altmodisch unübersichtlich an und muss mit E-Mails an die Mitarbeiter gesendet werden.

Digital und online ist die Lösung. Den Dienstplan schnell anpassen und dabei für jeden einsehbar gestalten – das ist nur im Netz möglich.

Mit der Cloud-Lösung auf den passenden Geräten, wie Smartphone und Tablet, ist der Zugriff auf den Dienstplan auch unterwegs möglich – immer aktualisiert und rund um die Uhr verfügbar. Obendrein wird die Kommunikation bei der Dienst- und Urlaubsplanung erleichtert.

shyftplan – ein ausgereiftes Produkt

Unterstützung von außen ist die Norm für den Arzt. Das Labor, die Abklärung mit Kollegen oder schlicht der Steuerberater – eine Praxis ist auf Zusammenarbeit angewiesen. Auch für die Personalverwaltung ist die fremde Unterstützung durch Programme die Lösung.

Software zur Erstellung von Urlaubsplan, Dienstplan und Lohnabrechnungen für die Praxis ist selten und meist schwierig zu bedienen, für jedes Problem wird ein separates Programm benötigt. Wir von shyftplan bieten nicht nur einen ausgereiften Dienstplaner der eine Lösung für die gesamte Personalplanung darstellt, sondern stellen ihn auch noch online zur Verfügung, sodass alle Mitarbeiter immer darauf zugreifen können. shyftplan ist auch auf Unternehmen verschiedener Größe ausgelegt. So profitieren selbst kleine Praxen von unserem Programm, das mit dem Betrieb auch weiter wachsen kann.
Zusätzliche Features wie die digitale Stempeluhr erleichtern die Arbeit und Zeiterfassung. So lässt sich nicht nur die Schichtplanung, sondern zusätzlich die Erfassung der realen Arbeitszeiten der Mitarbeiter mit einem Tool erledigen. Auch die monatlichen Lohnabrechnung kann von shyftplan übernommen werden. Das bedeutet vor allem eine Entlastung des Arztes oder des zuständigen Mitarbeiters, der sich bisher um den organisatorischen Aufwand am Ende des Monats kümmern musste.

Keine Risiken, nur positive Nebenwirkungen

Wie sich die Behandlung dem Patienten anpasst, orientiert sich auch shyftplan am Anspruch und der Größe einer Praxis.

Plötzliche Krankheitsfälle, ob nun beim Personal oder bei den Patienten, neue Mitarbeiter, flexible Schichten oder Urlaubstage – mit dem digitalen Dienstplan von syhftplan ist man auf alle Eventualitäten vorbereitet.
Kombiniert mit der Stechuhr, können Überstunden des Personals genau erfasst werden. So geht keine Arbeitsminute verloren, auch wenn es mal sehr stressig im Praxisalltag wird.
Den Überblick darüber wer gerade arbeitet, Pause macht oder frei hat, kann man hierbei mit unserem Live-Status behalten. Indem sich die Mitarbeiter zu Arbeitsbeginn, -ende und in den Pausen mit der Stempeluhr ein- und ausstempeln, ist ihr aktueller Status auf shyftplan abrufbar.

Es gibt bei shyftplan keine Risiken. Mit allen Vorteilen eines Online-Dienstes, dem Schichtplan, dem integrierten Urlaubsplaner und unserer kostenlosen App sind die Nebenwirkungen nur positiv. Jede Praxis kann sich etwas von den Symptomen der deutschen Verwaltungswelle heilen. Eine umfangreiche und wirkungsvolle Behandlung steht für jeden unserer “Patienten” an erster Stelle.

Ein Dienstplan, der nicht nur den Arbeitstag übersichtlich strukturiert, sondern schon bei der Erstellung Zeit, Nerven und Geld schont. So kann sich der Arzt auch in der eigenen Praxis noch auf das konzentrierten, was ihm wichtig ist – seine Patienten und deren Gesundheit.

Einfach anmelden, die Praxismitarbeiter einladen und ohne Risiken Zeit gespart – teste uns jetzt 14 Tage lang kostenlos!

Mehr Zeit für die Patienten, nicht für den Dienstplan