Datenschutz ist ein Thema, das für Unternehmen, aber auch für Privatpersonen, in den letzten Jahren immer wichtiger geworden ist. Je mehr wir uns im Internet bewegen und unsere persönlichen Daten preisgeben, desto wichtiger ist es, sensibel mit diesen Daten umzugehen.

Doch was haben Datenschutz und Dienstplanung miteinander zu tun? Ist der Dienstplan denn überhaupt ein Dokument, das unter den Datenschutz fällt? Dazu wollen wir heute aufklären.

Datenschutz in der Dienstplanung

Dienstplan aushängen verboten?

In vielen Betrieben ist es üblich, den Dienstplan öffentlich, das heißt für alle Mitarbeiter ersichtlich, auszuhängen. Dies kann beispielsweise in einem Besprechungs- oder Aufenthaltsraum oder auch am “Schwarzen Brett” geschehen. Einige Unternehmen gehen mittlerweile aus Gründen des Datenschutzes jedoch auf Abstand von einer derartigen Veröffentlichung der Dienstpläne.

Für Mitarbeiter kann dies vor allem dann problematisch sein, wenn bis dahin beispielsweise Schichttausch und Urlaubsplanung oder auch die (Über-)Stundenerfassung über den aushängenden Dienstplan funktionierten. Auch für Mitarbeiter im Schichtdienst kann dies zu Schwierigkeiten führen, wenn beispielsweise die Ablösung nicht zum Dienst erscheint und spontan nach Ersatz gesucht werden muss. Darüber hinaus wird Mitarbeitern das Kopieren oder Abfotografieren des Dienstplans oft nicht mehr gestattet.

Greift das Bundesdatenschutzgesetz denn tatsächlich, wenn es um den Dienstplan geht? Ist es ausdrücklich verboten, einen Dienstplan öffentlich im Unternehmen auszuhängen, ihn zu kopieren oder abzufotografieren?

 

Was regelt das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)?

Das Bundesdatenschutzgesetz regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten und setzt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU in Deutschland um. Nach §4BDSG hat jeder Bürger das Recht, selbst zu bestimmen, wem er seine persönlichen Daten preisgibt und wie oder wann diese genutzt werden können. Bei Verstößen gegen diesen gewährten Datenschutz können Bußgelder in Höhe von bis zu 50.000 Euro drohen.

 

Personenbezogene Daten im Dienstplan

Grundsätzlich gehört der Dienstplan zu den Dokumenten, die personenbezogene Daten beinhalten. Zu diesen Daten gehören unter Anderem der Klarname, die Adresse und das Geburtsdatum, aber auch die Arbeitszeiten, Urlaubs- und Krankheitstage sowie Überstunden. Diese Daten dürfen auch innerhalb eines Unternehmens nicht einfach veröffentlicht werden.

Hat jemand böse Absichten, könnten diese Daten gegen die betreffenden Mitarbeiter verwendet werden. Dies reicht von Uneinigkeiten im Team bzgl. der Überstunden oder Urlaubstage bestimmter Mitarbeiter bis hin zur Info, dass Mitarbeiter Mustermann demnächst für 3 Wochen im Urlaub ist und seine Wohnung demnach vermutlich ein gefundenes Fressen für Einbrecher wäre.

Doch selbst, wenn alle es gut meinen, bleibt es jedem Mitarbeiter selbst überlassen, ob er seine persönlichen Daten wie Überstunden, Arbeitszeiten, Urlaubstage, etc. mit allen Kollegen teilen möchte.

 

Datenschutz in der Dienstplanung

Die Antwort auf die Frage, ob es ausdrücklich verboten ist, den Dienstplan auszuhängen, lautet also: Jein.

Möchte man den Dienstplan öffentlich aushängen, besteht die Möglichkeit der Anonymisierung oder Pseudonymisierung. Dadurch ist die Zuordnung der abgebildeten Daten zu einer bestimmten Person nicht mehr möglich bzw. stark erschwert. So kann jeder Mitarbeiter sehen, wann er oder sie gearbeitet hat bzw. arbeiten wird, weiß aber nicht auch gleichzeitig, wann die anderen Mitarbeiter eingeteilt sind. Gleiches gilt für den Urlaubsplan oder eingetragene Überstunden.

In Bezug auf einen Schichttausch oder die Suche nach Ersatz, falls jemand spontan ausfällt, ist den Mitarbeitern damit leider noch nicht geholfen, hierfür muss in diesem Fall eine andere Lösung gefunden werden.

Eine weitere Möglichkeit, um den Aushang eines Dienstplans weiterhin zu ermöglichen, ist das Einholen einer schriftlichen Einverständniserklärung der Mitarbeiter. Stimmen ausnahmslos alle Mitarbeiter ausdrücklich einer Veröffentlichung des Dienstplans zu und es haben keine fremden Personen Zugang zu den entsprechenden Räumlichkeiten, kann der Dienstplan auch weiterhin ausgehangen werden.

Dies schließt jedoch keine Erlaubnis zum Kopieren bzw. Abfotografieren des Plans ein, da der Plan auf diese Weise (auch unabsichtlich) unternehmensfremden Personen zugänglich gemacht werden könnte. Wer einen Dienstplan, der personenbezogene Daten Anderer enthält, kopiert oder abfotografiert, verstößt damit gegen das Bundesdatenschutzgesetz.

Grundsätzlich ist zu beachten, dass Mitarbeiter keinen Anspruch auf die Veröffentlichung des gesamten Schichtplans oder gar eine Kopie des Plans haben, auch nicht zwecks Schichttausch oder Urlaubsplanung.

 

Datenschutz im Dienstplan mit shyftplan

Neben vielen weiteren Vorteilen (wie z.B. Schichtbewerbung, unserer mobile App und unserem Stundenkonto) gibt es in shyftplan die Möglichkeit, allen Mitarbeitern Zugang zu ihrem Dienstplan und einem unkomplizierten Abwesenheitsmanagement zu gewähren, ohne personenbezogene Daten anderer Mitarbeiter preiszugeben. Was jeder Mitarbeiter im Dienstplan sehen kann, entscheidet der Arbeitgeber bzw. Planer über die Rechteverwaltung.

Auch die Erfassung der Arbeitszeiten (inkl. Überstunden) kann auf diese Weise digitalisiert und mit Hilfe unserer Zeitstempeluhr sogar weitgehend automatisiert werden. Diese Daten bleiben damit vor den Augen Unbefugter verborgen und werden ohne extra Aufwand für Mitarbeiter oder Arbeitgeber direkt im System erfasst und mit den geplanten Stunden aus dem Dienstplan abgeglichen.

Auch der Schichttausch und die Suche nach Ersatz bei unvorhersehbarem Ausfall ist für den Planer in shyftplan maximal unkompliziert. Auf einen Blick ist ersichtlich, welche Mitarbeiter noch verfügbar sind und aufgrund ihrer aktuellen Arbeitsstunden bevorzugt eingesetzt werden könnten. Auch die Kommunikation mit den Mitarbeitern kann diesbezüglich komplett über shyftplan erfolgen. Dank Push-Benachrichtigungen aus der App wissen alle sofort bescheid.

 

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Dieser Blogpost wurde vom shyftplan-Team mit viel Arbeit und Liebe recherchiert und nach bestem Wissen und Gewissen verfasst. Er ersetzt im Zweifelsfall jedoch keine Rechtsberatung. Wenn du wichtige Fragen zum Thema Datenschutz klären möchtest, wende dich also am besten an einen Datenschutzbeauftragten oder den Anwalt deines Vertrauens.

Dienstplan aushängen gestattet? Datenschutz in der Dienstplanung
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