Personalplan


Unternehmen die ein effizientes Personalmanagement betreiben, sind rentabler, innovativer und wachsen stärker als Unternehmen mit einem weniger fortschrittlichem HR- Management. Diesen Zusammenhang hat die Personal- und Managementberatung Kienbaum gemeinsam mit der Deutschen Gesellschaft für Personalführung (DGFP) in ihrer aktuellen Studie enthüllt.

Trotzdem setzen viele HR- Abteilungen ihre Ressourcen nach wie vor ineffizient ein. Rund 39 Prozent der Arbeitszeit verbringen Personaler, laut der Studie, mit administrativen Aufgaben wie dem Schreiben von Dienstplänen oder Absprachen mit Mitarbeitern. 

Wir entlarven heute die fünf größten Zeitdiebe der Personaler und erklären euch, wie diese Zeit in Zukunft ganz einfach eingespart werden kann.

 

1. Timeguards: Alle Zeiten im Blick!

Unsere Timeguards, oder auch Personaler, haben in Zeiten des Ringens um geeignetes Personal, einiges um die Ohren. Aber auch intern dürfen sie bei all dem Stress den Überblick nicht verlieren. Besonders wichtig ist es, die Soll-/Ist-Arbeitsstunden der Mitarbeiter im Auge zu behalten.

Eine extrem zeit- sowie nervenaufreibende Aufgabe, vor allem wenn die Angestellten ihre Arbeits- und Pausenzeiten manuell auf einem Stundenzettel erfassen und der Personaler im Nachhinein alle Zeiten zusammen sammeln und manuell berechnen muss.

Dienstplan- Programme wie shyftplan stellen den Timeguards bei der Bewältigung administrativer Aufgaben eine enorme Unterstützung dar. Das Programm bietet nicht nur eine jederzeit einsehbare Soll/ Ist- Übersicht der Arbeitsstunden der Mitarbeiter, sondern rechnet die mit der Stempeluhr erfassten Arbeits- sowie Pausenzeiten automatisch für dich zusammen. So verlierst du nie den Überblick über Abweichungen, zum Beispiel durch Überstunden und sparst dir die lästige Rechen- Session am Ende des Monats.

So behält selbst der chaotischste Timeguard immer den vollen Zeit- Durchblick!

 

2. Manager of Urlaub

Klingt nach einem Traumjob, ist es aber nicht. Sommer, Sonne, Sonnenschein – schön wär’s! Denn während wir gedanklich schon in das türkisblaue Wasser hopsen, müssen sich unsere Personaler überlegen, wer uns während unserer Abwesenheit ersetzt und welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt in den Urlaub gehen kann, ohne das der Arbeitsbetrieb darunter leidet. Das bedeutet, Urlaubsanträge annehmen oder ablehnen sowie immer den Überblick darüber behalten, wer wann Urlaub macht oder am Jahresende gegebenenfalls noch Resturlaub nehmen muss. Bei großen Teams eine echte Mamutaufgabe, die vor allem super viel Arbeitszeit frisst.

Aber kein Grund zur Panik! Der Urlaubsplaner von shyftplan macht die Urlaubsplanung kinderleicht. Urlaubsanträge können direkt in shyftplan gestellt und bewilligt oder abgelehnt werden. Der Personaler sieht direkt, welcher Mitarbeiter wann frei hat und kann übersichtlicher planen. Zusätzlich kann beim Abwesenheitsmanagement in shyftplan zwischen Krankheit und Urlaub, bezahlter oder unbezahlter Abwesenheit gewählt werden. Der aktuelle Urlaubsplan ist dabei mit dem Schichtplan verbunden und warnt den Personaler, wenn er versehentlich einen abwesenden Mitarbeiter einplant. Wir wissen eben how to Urlaub!

 

3. Planungs- Wirrwarr

Wer kennt es nicht: Der Dienstplan ist gerade fertig, da flattern schon die ersten Änderungswünsche ins Büro. Bereits kleinste Planänderungen können für Personaler einen großen organisatorischen Aufwand bedeuten. Den Plan umstellen, Ersatz finden, Mitarbeiter kontaktieren und über Aktualisierung informieren. Vor allem wenn die Pläne in Form von Excel- Tabellen erstellt und jedes Mal aufs neue in Word exportiert und ausgedruckt werden müssen, kann dies einen enormen Zeitaufwand bedeuten.

Mit shyftplan kann der Plan ganz unkompliziert an Änderungswünsche angepasst werden. Die Mitarbeiter werden direkt, wenn gewünscht auch per Push- Nachrichten, über alle Änderungen informiert und können sogar dabei helfen, eventuell entstandene Lücken wieder zu schließen. So sind Anpassungen des Dienstplans an Planänderungen im Handumdrehen erledigt! Ist der Plan erst einmal perfekt, kann er beliebig kopiert werden. So leicht muss Planung sein!

Apropos Absprachen und Weitergabe von wichtigen Informationen…

 

4. Koordination

Welcher HR’ ler kennt die lästigen Absprachen per Mail, nicht? Einer der größten Zeitfresser der Personaler ist definitiv die Koordination der Mitarbeiter sowie die dazugehörige Mitarbeiterkommunikation.

Spart euch diese kostbare Zeit und benachrichtigt eure Mitarbeiter einfach automatisch mit Veröffentlichung des Schichtplans in shyftplan statt jeden Kollegen einzeln zu kontaktieren. Alle sehen ihre eigenen, sowie die offenen Schichten im Plan und können, wie bereits erwähnt, sogar dabei helfen letztere zu belegen. Auch zusätzliche Informationen können über shyftplan als Anmerkung oder Nachricht bequem an die Mitarbeiter weitergegeben werden. Mehr zu diesem Thema kannst du hier nachlesen.

 

5. Die endlose Datensuche

Vor der Lohnabrechnung steht für Personaler häufig leider erst einmal das zeitfressende Sammeln aller Stamm- sowie für die Lohnabrechnung relevanten Daten. Analog aufbewahrte Personalbögen sowie fehlende Daten sind hierbei ein häufiges Problem für die HR- Abteilung. Die Suche nach fehlenden Daten ist extrem mühsam und die Angaben meist fehlerhaft oder veraltet.

Wir haben eine Lösung für das Problem: Bei shyftplan können die Mitarbeiter ihre Personalbögen einfach selber ausfüllen und aktualisieren. Wird shyftplan aktiv genutzt und regelmäßig aktualisiert, dann hat der Personaler eigentlich schon fast alles, was er für die Lohnabrechnung benötigt. Die wichtigsten Daten sind in shyftplan bereits hinterlegt und verrechnet. Lohnexport, Stammdaten und alle wichtigen Details fließen bei uns zusammen. Für die Lohnabrechnung arbeiten wir gemeinsam mit renommierten Lohnbüros. Am Ende der Abrechnung muss der Personaler den Mitarbeitern nur noch den Lohn überweisen. Und mit der Sammelüberweisung, die wir gerne erstellen, geht keine Zeit und vor allem kein Lohn verloren.


Du bist neugierig geworden? Gestalte auch du dein Personalmanagement effizienter und besiege die lästigen Zeitfresser mithilfe von shyftplan. Auf diese Weise kannst du deine Ressourcen schonen und deine Personaler können sich mit vollem Einsatz auf andere wichtige Aufgaben stürzen.

 

Let’s shyftplan! Teste uns doch einfach 14 Tage lang kostenlos auf shyftplan.com und überzeuge dich selbst!

Die 5 zeitaufwendigsten HR-Aufgaben