Dein erster Schichtplan

Falls du deine Schichtplanung bisher auf dem Papier oder in einer Excel-Tabelle gemacht hast und dich sorgst, dass eine Software den ganzen Prozess am Ende nur noch komplizierter und aufwendiger macht, können wir dir diese Angst nehmen. Wir zeigen dir heute, wie einfach und schnell du mit shyftplan deinen ersten Schichtplan erstellst.

 

So erstellst du deinen ersten Schichtplan

Neuer Schichtplan

Um deinen ersten Schichtplan zu erstellen, musst du nur auswählen, ob du für eine Woche, einen Monat oder völlig frei planen möchtest. Eine freie Planung kann zum Beispiel für ein bestimmtes Projekt oder ein Event sinnvoller sein als ein Wochen- oder Monatsplan.

Für deinen ersten Dienstplan und um in die Planung hineinzukommen, empfehlen wir dir, zuerst einmal eine Woche zu planen. Falls die Arbeitszeiten und Schichten sich in deinem Unternehmen von Woche zu Woche oder Monat zu Monat nicht dramatisch verändern, kannst du deinen Schichtplan später auch einfach kopieren um Zeit und Arbeit zu sparen.

 

Arbeitsbereiche in deinem Schichtplan

Mit shyftplan werden deine Schichten in Arbeitsbereiche eingeteilt, die du frei wählen kannst. Ist dein Unternehmen ein Café, könnten die Arbeitsbereiche beispielsweise Bar, Service und Küche heißen. Gibt es verschiedene Standorte (z.B. in verschiedenen Städten oder mit mehreren Cafés in einer Stadt), kannst du diese ganz leicht in deinem Firmenprofil erstellen und auch diesen die von dir bereits erstellten Arbeitsbereiche (z.B. Bar, Service und Küche) zuteilen. Hat dein Unternehmen nur einen Arbeitsbereich und du benötigst keine weitere Unterteilung, kannst du natürlich auch mit nur einem Arbeitsbereich planen.

 

Dein Schichtplan braucht Mitarbeiter

Um einen Mitarbeiter in shyftplan zu erstellen, ist anfangs nur der Name und gegebenenfalls die Emailadresse wichtig, den Rest kannst du auch später nachtragen. Deine Mitarbeiter werden dann, sofern du nichts Anderes auswählst, automatisch deinem ersten Arbeitsbereich zugewiesen.

In Zukunft kannst du die Arbeitsbereiche, in denen deine Mitarbeiter arbeiten können, auch direkt mit auswählen, wobei deine Mitarbeiter natürlich auch in verschiedenen Arbeitsbereichen tätig sein können.

Hast du einen Mitarbeiter erstellt, kannst du diesen auch automatisch per Email zu shyftplan einladen lassen und er kann selbst sein Profil erstellen und den Schichtplan, bzw. das, was du davon freigibst, einsehen.

 

Deine erste Schicht

Deine erste Schicht

Und schon kann die Planung mit deiner ersten Schicht beginnen! Klicke einfach mit der linken Maustaste in den gewünschten Tag und ziehe eine neue Schicht auf, alternativ kannst du auch einfach in den Plan klicken und die Zeiten eintragen. Deine Schicht wird automatisch deinem ersten Arbeitsbereich zugeordnet, wenn du hier nichts anderes auswählst.

Bei Bedarf kannst du an dieser Stelle auch direkt eintragen, ob und wenn ja wann die Schicht wiederholt werden soll und eine Pause, von z.B. 30 Minuten, festlegen. So sparst du dir für die Zukunft Zeit und Arbeit. Außerdem kannst du festlegen, wie viele Mitarbeiter auf dieser Schicht benötigt werden, siehst dann beim Planen sofort, dass beispielsweise in der Frühschicht im Service drei Mitarbeiter benötigt werden und kannst deine Mitarbeiter besser einteilen.

Und falls du dir noch mehr Arbeit sparen und dein Team in die Planung mit einbeziehen möchtest, kannst du deine Schichten auch zur Bewerbung für deine Mitarbeiter freigeben. Diese können sich so direkt auf die noch offenen Schichten bewerben und du sparst dir einen weiteren Arbeitsschritt. Für noch mehr Mitarbeiterselbstbestimmung können deine Mitarbeiter sogar von Vornherein ihre Verfügbarkeiten eintragen, dir so die Schichtplanung erleichtern und ihren individuellen Dienstplan mitbestimmen.

 

Plane deine Mitarbeiter ein

Nun fehlen eigentlich nur noch die Mitarbeiter in deinem Schichtplan. Ziehe deine Mitarbeiter dazu einfach auf die einzelnen Schichten. Dort erscheint, je nach Ansicht, nun direkt das Kürzel deiner Mitarbeiter oder der ganze Name. Hast du eine Woche fertig geplant, teste dich doch mal durch die verschiedenen Ansichten, die unser Schichtplan dir bietet. Wir sind uns sicher, dass auch für dich die Richtige dabei ist. 🙂

 

Veröffentliche deinen Schichtplan

Bist du mit deinem Schichtplan fertig, hast alle Schichten erstellt und alle Mitarbeiter eingeplant, bzw. Schichten zum Bewerben freigegeben, kannst du deinen Schichtplan ganz einfach mit einem Klick auf das Augen-Symbol veröffentlichen. Dabei kannst du auswählen, ob du deine Mitarbeiter direkt per Email über den neuen Schichtplan benachrichtigen möchtest- kein Herumtelefonieren, keine Emails, die du extra verschicken musst und trotzdem wissen alle bescheid. Sollte sich später doch noch mal etwas am Schichtplan ändern, kannst du deine Mitarbeiter natürlich ebenfalls automatisch über die Änderungen informieren lassen.

 

Und so einfach hast du deinen ersten Schichtplan mit shyftplan erstellt. Natürlich kann unser Schichtplan noch viel mehr (von Arbeitszeiten erfassen über Lohnabrechnung bis hin zur Stempeluhr), aber für den Anfang reichen diese Schritte aus um deinen ersten Schichtplan zu erstellen und loszulegen. Easy, oder?

Da du jetzt sicher auch direkt loslegen und genau so easy deinen ersten Schichtplan mit uns erstellen möchtest, geh am besten direkt auf shyftplan.com, registriere dich und teste shyftplan 14 Tage lang kostenlos.

 

Dein erster Schichtplan – so geht’s!
Tagged on: