Modelle, Facetten und große Visionen

Das Büro der Zukunft: In den Zeitungen und Magazinen wird es durch die Forschung in den verschiedensten Versionen präsentiert. Bereits in wenigen Jahren sollen Büroangestellte weltweit mit bahnbrechenden Neuerungen rechnen können. Ein wenig Sci-Fi, viel Raum- und Möbeldesign und sogar Hausphilosophien einzelner Unternehmen hinterlassen ihre Spuren im Bild von der Zukunft.

shyftplan, selbst ein Kind der Digitalisierung, beschäftigt sich auch mit den Konzepten für die Zukunft. Wir sind bereits heute ein Teil der Moderne im Büro und wollen natürlich unseren Kunden den Übergang durch die Digitalisierung erleichtern.
Daher widmet sich dieser Blog mit einer neuen Reihe dem Büro der Zukunft. Dazu sollen in mehreren Beiträgen die verschiedenen Konzepte und Folgen vorgestellt, erläutert und gezeigt werden. Denn mit shyftplan finden bereits viele dieser Ideen schon heute Anwendung im Büro und darüberhinaus.

Erst einmal dürften sich aber viele fragen, inwieweit sie diese Zukunftsmelodie überhaupt interessieren sollte. Nicht jeden beeindrucken oder bewegen die Ideen, die für das Büro entwickelt werden.

Die Trockenheit der theoretischen Beiträge schreckt da sicher einige ab. Es wird und wurde aber schon viel in der Praxis umgesetzt, was auch jeden betrifft – selbst die Mitarbeiter außerhalb des Büros.

Spielplatz der Zukunft

Das Großraumbüro wird zum Spielplatz der Designer, Architekten und Programmierer. Ein natürlicher Lebensraum für die großen Ideen und Philosophien der Unternehmensstrukturen und Auffangbecken aller Tropfen der digitalen Welle.

Das Büro, der augenscheinlich uninteressanteste Arbeitsplatz, hat sich zur Projektionsfläche für die Zukunft entwickelt. Digitalisierung und Hightech – schließt die Aktenschränke, schmeißt die Bildschirme aus den Fenstern und die starren Tabellenfenster aus den Programmen!

Es sind immerhin auch 40 Prozent der Erwerbstätigen in Deutschland, die heute im Büro arbeiten – Prognose steigend. Die Konzepte der Zukunft werden also immer mehr Deutsche betreffen, die auch hierzu befragt und einbezogen werden. Natürlich bleibt der eigentliche Einfluss der einzelnen Arbeitnehmer fraglich, aber das Interesse ist hier zumindest vorhanden.

Laden/Werkstatt/Praxis der Zukunft?

Fern der Welt der Büroangestellten wird es aber weiterhin andere Arbeitsplätze geben. Auch die Zukunft wird auf den Handwerker angewiesen sein, die geschwächte Gastronomie rettet sich durch neue Konzepte und trotz Internetshops halten sich Ladengeschäfte wacker. Abseits des Büros werden aber nur wenige zukunftsreife Konzepte von den Fachleuten angeboten. Wenn das Büro der Spielplatz der Zukunft ist, werden dann alle anderen vom Spielen ausgeschlossen?

Auf den ersten Blick kann das so wirken. Die Mitarbeiter in anderen Branchen finden in ihren Berufen weniger Anschluss an die Digitalisierung als im Privatleben.
Bedenkt man aber, wieviel von den Schreibtischen über das Privatleben schließlich in anderen Berufsfelder landet, ist der Weg zu kurz bemessen.

Vom Schreibtisch auf die Couch

Die Kinder der Digitalisierung und ihre Spielzeuge sind sehr wandelbar. Selbst wenn etwas im Büroumfeld oder der Wissenschaft seinen Anfang genommen hat, findet es sich schnell in anderen Lebens- und Berufsbereichen wieder.

Facebook wurde für die Universitäten entwickelt und das Internet selbst war anfangs forschungsorientiert. Cloud Computing und Programme wie Dropbox unterstützten in erster Linie das Berufsleben und führten dann zu den privaten Vorzügen, wie Streamingdiensten für Filme, Serien und Musik. Die Smartphones, mit denen heute bereits Kinder umgehen können, haben ihre Vorfahren in den knochengroßen Mobiltelefonen mit Organizer der Börsen- und Wirtschaftsakteure.

Die Fähigkeit zur Anpassung und Wandlung verdankt die Digitalisierung vor allem einem Umstand – das Büro ist überall zu finden. Es ist nicht nur überall verfügbar geworden, es ist schlicht Teil eines jeden Jobs und jeden Privatlebens.

Kleine Werkstätten und Läden haben natürlich nicht immer ihre eigenen Buchhaltungsabteilungen. Büroarbeit fällt aber auch hier an. Früher stand dafür einfach in der dunklen Raumecke oder der ehemaligen Kammer ein Schreibtisch und ein Aktenschrank. Ein- bis zweimal in der Woche musste sich der Chef hier hineindrängen und den Schreibkram erledigen – Rechnungen, Buchhaltung, Lohnabrechnungen, Dienstpläne, Personalakten.
Und zuhause bleibt mit Steuererklärung, Behördenbriefen und privatem Aktenordner das Büro auch nicht aus.

Im weitesten Sinne betrifft das Büro also nicht nur die Büroangestellten, sondern jeden. Somit sollte auch das Büro der Zukunft jeden interessieren. Denn die Zukunftsmusik, die hier gespielt wird, wird am Ende von jedem Ohr zumindest auszugsweise gehört.

Dienstplan App

Das Büro in der Hosentasche

Auch die Raumgrenzen um das Büro können nicht mehr klar abgesteckt werden. Die Konzepte der Zukunft unterstreichen vor allem die Vorteile von Mobilität und Freiheit der Arbeitnehmer.

Hierzu sind die mobilen Devices ungeheuer leistungsstark geworden. Vor zehn Jahren begeisterten noch ausklappbare Tastaturen und immer kleiner werdende Mobiltelefone, heute sind die Smartphones oft die besseren Rechner. Abgesehen von Spielereien unter den Apps bieten die Entwickler auf diesen nicht mehr ganz so kleinen Geräten das Büro der Zukunft. Personalakten, Bank- und Stundenkonto, Dokumentenbearbeitung und -verwaltung, Kontaktpflege und Management – die eigentliche Kommunikation tritt hier fast in den Hintergrund.

Die Entwürfe, wie der zukünftige Arbeitsraum denn aussehen wird, haben vor allem die mobile Nutzung und Entfesselung vom Schreibtisch gemein.

Genau hier wird es auch für den Nicht-Büroangestellen wieder interessant. Die mobilen Geräte sind der sinnvolle Ersatz für all die kleinen Arbeitsecken, die bisher für den Verwaltungs- und Buchhaltungsakt standen.

Wenn die Unterstützung im Büro mobiler und flexibler wird, kann sie außerhalb immer mehr Arbeitsschritte reduzieren. In diesem Sinn ist sie nicht mehr nur eine Hilfe, die Anwendungen und Geräte gleichen an anderer Stelle vielmehr direkt ein Defizit aus. Durch den Wandel der Funktion, von der Unterstützung zur Kompensation, damit der Abschaffung seiner selbst, entsteht ein Paradox der Digitalisierung. Eines, das alle betrifft und von dem jeder profitiert.

Wir sind Teil der Zukunft

So ist es auch mit shyftplan. Im Büro eine sinnvolle Ergänzung, wird unser Programm für die Anwender anderer Berufszweige zur kostengünstigen und modernen Alternative im Bereich Personalmanagement.

Die Dienstplanung und Lohnbuchhaltung sind auch erst einmal eine Sache für den Schreibtisch. Große Unternehmen beschäftigen ganze Abteilungen mit den Arbeitsschritten, die für kleinere Betriebe durch shyftplan und App jetzt digital erledigt werden können. Durch die ständige Anpassung an moderne Systeme ist shyftplan auch ein Instrument des Büros der Zukunft, beschränkt sich aber nicht darauf.

Werkstätten, Cafés, Läden, Praxen und Pflegeabteilungen können ein fehlendes Büro hierdurch ausgleichen. Mit den Möglichkeiten der digitalen Moderne bewältigen sie die Anforderungen der bürokratischen Gegenwart. So nutzen sie also die Vorteile des Büros der Zukunft, ohne selbst Teil dieser Arbeitssphäre zu sein. Statt des Buchhalters mit eigenem Arbeitsplatz, einem Arbeitsraum abseits der sonstigen Atmosphäre, genügt schlicht ein Laptop oder moderner eben ein Tablet oder Smartphone.

Wie andere digitale Produkte geht shyftplan also aus dem natürlichen Habitat hinaus und wird von vielen anderen Nutzen aufgenommen, die sich am Ende aber das gleiche Ziel teilen – die Modernisierung und schrittweise Übergabe der Personalplanung.

Das soll vor allem eines zeigen: Das Büro der Zukunft geht jeden etwas an, kann von jedem genutzt werden und muss hierfür nicht einmal zwingend verändert werden.

Wirklich jeder Arbeitnehmer und Arbeitgeber tut gut daran, die Zukunft im Büro zu beobachten. Für nahezu jede Branche könnten die kommenden Ideen Vorteile verschaffen, auch aus der Keimzelle des Büros hinaus.

Das Büro der Zukunft – Personalplanung 2.0